ASSISTANT(E) JURIDIQUE (H/F) : GRADE B

Description de l'offre

MISSIONS PRINCIPALES

Au sein de la Direction Exécutive Juridique du MCA-Côte d’Ivoire et sous la supervision du Directeur Exécutif Juridique du MCA-Côte d’Ivoire, l’Assistant(e) Juridique, aura pour missions principales de :
• Assister sa hiérarchie dans la gestion des activités juridiques du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Fournir une aide administrative quotidienne de haute qualité aux cadres supérieurs ;
• Assurer le suivi et l'organisation quotidienne du calendrier, des flux de travail, des communications, de l’assistance dans divers services administratifs, y compris l'organisation de la logistique des événements, des préparatifs de voyage du Directeur Exécutif Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• S’occuper des demandes d'information et des tâches de bureau relatives à la préparation des correspondances, la réception des visiteurs, l'organisation de conférences téléphoniques et la planification des réunions pour les cadres supérieurs ;
• Gérer les communications téléphoniques du Directeur Exécutif Juridique du MCA-Côte d’Ivoire conformément aux protocoles de gestion des connaissances et de confidentialité.

RESPONSABILITÉS

Gestion juridique
• Participer à la rédaction des actes juridiques (contrats, procès-verbal, etc.) ;
• Aider à assurer le suivi des procédures pré-contentieuses et contentieuses ;
• Vérifier les factures et la transmission en temps opportun des livrables des cabinets d'avocats et autres auxiliaires de justice ;
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la Direction Exécutive Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Participer au secrétariat juridique du MCA-Côte d’Ivoire (préparation et formalisation des dossiers nécessaires aux conseils d’administration) ;
• Alimenter et mettre à jour la base documentaire de la Direction Exécutive Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Réaliser la veille juridique, produire des avis juridiques et rédiger des notes de veille juridique ;
• Proposer et réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et statistiques.

Organisation administrative
• Coordonner et organiser les rendez-vous et documents d’information à l’intention de la Direction Exécutive Juridique du MCA-Côte d’Ivoire en prévoyant les changements possibles de priorité et d'ordre du jour pour assurer un flux de travail optimisé des parties concernées ;
• Exécuter les tâches administratives ;
• Assurer la préparation et la gestion efficiente des correspondances de la Direction Exécutive Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Veiller à l'organisation de conférences téléphoniques et la planification de réunions de la Direction Exécutive Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Examiner les demandes, propositions, plans et autres documents devant faire l’objet de l’approbation par le Directeur Exécutif Juridique du MCA-Côte d’Ivoire afin de s’assurer de leurs conformités aux modèles et normes établis.

Gestion de la logistique
• S’assurer de la disponibilité de la logistique nécessaire pour l’organisation d’événements et la préparation des missions de la Direction Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Organiser la logistique et les équipements nécessaires à la bonne tenue des ateliers, réunions et autres événements ;
• Gérer les demandes de visas, démarches, frais et autres exigences liées aux voyages, conformément à la politique de voyage du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Gérer toutes les demandes d'approvisionnement de la Direction Juridique du MCA-Côte d’Ivoire et conserver les dossiers appropriés ;
• Veiller à la disponibilité et à la gestion des fournitures de bureau ;
• Coordonner l'installation et la maintenance des équipements de bureau.

Gestion des communications
• Surveiller les communications adressées au Directeur Exécutif Juridique du MCA-Côte d’Ivoire pour s'assurer que les questions urgentes sont identifiées et traitées dans un délai convenable ;
• Coordonner d’une part, les communications et approbations majeures du Directeur Exécutif Juridique, et d’autre part celles existant avec les assistant(e)s administratifs des autres Directeurs Exécutifs et de la Direction Générale ;
• Initier la communication entre le MCA-Côte d’Ivoire et les fournisseurs de services extérieurs, afin de s'assurer de la disponibilité de toute la logistique prévue pour les ateliers, les réunions et les événements tout en réservant une marge de manœuvre suffisante en cas de changement (horaire, lieu, etc.).

Gestion de l’information
• Faciliter la circulation de l'information entre les différents départements du MCA-Côte d’Ivoire afin de favoriser la collaboration et la diffusion d'informations émanant du bureau du Directeur Exécutif Juridique du MCA-Côte d’Ivoire ;
• Tenir et mettre à jour un fichier permettant de suivre efficacement les calendriers, les produits et livrables en vue de s’assurer de la ponctualité et de la cohérence des prestations.
• S'assurer de la disponibilité de tous les documents et formulaires de référence et de la protection des fichiers confidentiels conformément aux protocoles de sécurité de l'information.

Profil recherché

PROFIL DU CANDIDAT

Éducation, Expérience, Compétences

Le candidat doit avoir :
• Un BAC+3/4 en Droit ou tout autre discipline pertinente pour le poste
• Une expérience d’au moins trois (3) années en cabinet d’avocat et/ou en entreprise sur un poste polyvalent en droit des affaires, ou au sein d’un Organisme similaire
• De bonnes compétences en fiscalité
• Des compétences organisationnelles avérées (Gestion du temps, Compétences de collaboration, Efficacité personnelle)
• D’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
• D’excellentes compétences en communication, (par téléphone, courriel et en personne)
• Une bonne capacité d'analyse et de synthèse
• Du dynamisme et de bonnes facultés d’adaptation, renforcés d’une flexibilité avérée

Aptitudes principales requises :

• Capacité à travailler sous pression
• Sens de l’anticipation
• Grande maîtrise de soi
• Proactivité
• Confidentialité stricte
• Crédibilité
• Flexibilité

Connaissances linguistiques et informatiques
• Maîtrise du Français et de l’Anglais aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
• Excellente autonomie informatique (bureautique, logiciels et Internet).

À propos de Empower Talent And Careers

Site internet:  http://www.empowertaca.com