Gestionnaire administratif et financier - h/f

Description de l'offre

Missions et activités :

Missions

Le/la gestionnaire suit les commandes et les opérations de dépenses liées au budget de fonctionnement général de la bibliothèque Diderot de Lyon. A ce titre, il/elle suit l'inventaire mobilier et le stock de fournitures courantes. Il/elle gère le suivi des missions et des opérations de formation continue concernant les personnels de la bibliothèque Diderot de Lyon, le suivi administratif des stagiaires, intervient sur le planning et l'annuaire de la bibliothèque.

Activités principales :

Exécuter le budget, engager et suivre les commandes
Etablir les ordres de missions et effectuer et suivre les commandes liées
Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la structure par intervention dans les plannings
Participer au suivi administratif du service des emplois-étudiants de la bibliothèque
Gérer les aspects administratifs des actions de formation (inscription des stagiaires, transmission des justificatifs administratifs)
Effectuer le suivi administratif des stagiaires accueillis à la BDL (signature des conventions, création des comptes, suivi des gratifications de stages)
Mettre à jour les données relatives aux ressources humaines dans l'annuaire du service
Effectuer les commandes et le suivi des stocks des fournitures de bureau, hors matériel spécifique

Activités secondaires :

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Profil recherché

Compétences

Connaissances

Environnement et réseaux professionnels
Missions, organisation, publics, ressources et réseaux documentaires des bibliothèques françaises
Systèmes d'information budgétaires et financiers
Finances publiques
Règles et techniques de la comptabilité
Marchés publics
Modes de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles

Exécuter les dépenses
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Alimenter des tableaux de bord
Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales

Rigueur/fiabilité
Réactivité
Sens de l'organisation
Sens relationnel

À propos de Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Contexte et environnement de travail :

La Bibliothèque Diderot de Lyon (BDL) est le Service commun de la documentation de l'ENS de Lyon. Bibliothèque pluridisciplinaire d'étude et de recherche en lettres, sciences humaines, éducation, sciences exactes et expérimentales, elle est implantée sur les deux campus de l'ENS de Lyon, dans le quartier de Gerland (site Monod et site Descartes).

Au sein de la Bibliothèque Diderot de Lyon, ce poste placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice-adjointe, au sein du service Affaires générales.

Relations fonctionnelles :

Internes

L'ensemble des agents de la bibliothèque de Lyon
Le département des services aux publics
Le département Patrimoine et conservation, particulièrement le service Equipement
Le service Communication
La DAF, et particulièrement le service des marchés
La DIRCOMPTA, et particulièrement le service facturier
La DRH, et particulièrement le service formation des personnels
La DSI et le SGC
Le secrétariat de la présidence

Externes

Invités au titre de la programmation culturelle de la bibliothèque
Fournisseurs et prestataires
Eventuellement institutions partenaires