Executive Assistant

Description de l'offre

Super Hero(s)ïne de l’organisation, dieu/déesse de la gestion des plannings et de la communication, Doctolib n’attend que toi !
Nous recherchons aujourd’hui un(e) Executive Assistant pour accompagner les membres de notre Comex dans la gestion de leurs agendas, déplacements, événements stratégiques et communication inter-équipes.

Qui sommes-nous ?

Lancé il y a 5 ans en France et 2 ans en Allemagne, Doctolib est le premier service de e-santé en Europe.

– Pour les patients, Doctolib offre un service de prise de rendez-vous de médecin en ligne, gratuit et rapide.
– Pour les professionnels de santé, Doctolib est le premier service complet de gestion des rendez-vous médicaux avec pour but d’améliorer l’organisation du cabinet, d’offrir de nouveaux services aux patients ou encore de collaborer entre confrères.

Quelques chiffres sur notre croissance :

– Nous travaillons aujourd’hui avec 115 000 médecins, et plus de 2000 hôpitaux et établissements de soin parmi les plus importants en France et en Allemagne (ex: AP-HP etc.)
– Plus de 50 millions de patients se connectent sur notre portail patient chaque mois.
– Nous avons construit une équipe franco-allemande de 1250 Doctolibers dans 40 villes avec 2 sièges à Paris & Berlin
– Nous avons levé plus de 235m€ auprès d’investisseurs comme BPIFrance, Eurazeo, Accel Partners ainsi qu’auprès d’entrepreneurs européens.

Nous allons dans les prochaines années embaucher 2 000 personnes pour contribuer à transformer le système de santé en Europe avec les objectifs suivants :
1. Transformer l’organisation des cabinets et des établissements
2. Améliorer le parcours de soins des patients et les rendre acteurs
3. Renforcer la coopération entre les professionnels de santé

Les 5 piliers de Doctolib : Le «SPAAH»

– Service : Fournir un service hors du commun
– Passion : Prendre toujours du plaisir
– Ambition : N’avoir aucune limite
– Attaque : Être déterminé(e), réussir par la porte ou par la fenêtre
– Humilité : Être à l’écoute et se remettre en question

Tes missions :

En véritable ambassadeur(rice) de Doctolib, tes missions seront les suivantes :
- Gestion d’agendas, notamment de membres du COMEX
- Organisation/ Préparation des réunions internes et externes (CoDIR, business meeting…)
- Organisation des déplacements (transports, réservation)
- Accueil des visiteurs
- Gestion des notes de frais et facturation
- Rôle d'interface et de coordination avec l'ensemble des équipes

Le profil recherché :

– Tu as une formation de niveau Bac+2 minimum (en assistanat de direction ou équivalent par exemple)
– Tu as une expérience de 5 ans au minimum sur un poste similaire
– Tu es dynamique et as le sens du service
– Tu es un(e) excellent(e) communicant(e)
– Tu possèdes un esprit de synthèse et d’analyse
– Discrétion et confidentialité sont tes maîtres-mots
– Tu maîtrises parfaitement les différents logiciels de bureautique (Suite Google, Pack Office…)
– Tu parles couramment l’anglais
– Une troisième langue serait un plus

Ce que nous t'offrons :

– Une équipe de 1250 passionnés soudés autour de notre culture “SPAAH”
– Une Doctolib Academy pour te présenter notre structure, notre marché
– Un(e) Doctobuddy pour te parrainer et t’accompagner le long de parcours chez Doctolib
– Des DoctoParties, DoctoMonthly Meetings, DoctoBeers, DoctoWeek-ends..
– La chance de participer à l’évolution de tout un secteur

Détails :

– Type de poste : CDI
– Lieu : 54 Quai Charles Pasqua 92210 Levallois Perret
– Prise de poste : dès que possible
– Rémunération : fixe et variable trimestriel sur objectifs (à définir selon profil)

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When you apply to a job on this site, the personal data contained in your application will be collected by Doctolib, which is located at 54 quai Charles Pasqua, 92300 Levallois-Perret and can be contacted by emailing contact.dataprivacy@doctolib.fr. Your personal data will be processed for the purposes of managing Doctolib’s recruitment related activities, which include setting up and conducting interviews and tests for applicants, evaluating and assessing the results thereto, and as is otherwise needed in the recruitment and hiring processes. Such processing is legally permissible under Art. 6(1)(f) of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation) as necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Doctolib, which are the solicitation, evaluation, and selection of applicants for employment.

Your personal data will be shared with Greenhouse Software, Inc., a cloud services provider located in the United States of America and engaged by Doctolib to help manage its recruitment and hiring process on Doctolib’s behalf. Accordingly, if you are located outside of the United States, your personal data will be transferred to the United States once you submit it through this site. Because the European Union Commission has determined that United States data privacy laws do not ensure an adequate level of protection for personal data collected from EU data subjects, the transfer will be subject to appropriate additional safeguards under [either the standard contractual clauses or the Privacy Shield]. You can obtain a copy of the standard contractual clauses by contacting us at contact.dataprivacy@doctolib.fr. 

Your personal data will be retained by Doctolib as long as it determines it is necessary to evaluate your application for employment.  Under the GDPR, you have the right to request access to your personal data, to request that your personal data be rectified or erased, and to request that processing of your personal data be restricted. You also have to right to data portability. In addition, you may lodge a complaint with an EU supervisory authority.


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Super Hero(s)ïne de l’organisation, dieu/déesse de la gestion des plannings et de la communication, Doctolib n’attend que toi !
Nous recherchons aujourd’hui un(e) Executive Assistant pour accompagner les membres de notre Comex dans la gestion de leurs agendas, déplacements, événements stratégiques et communication inter-équipes.
 
Qui sommes-nous ?
 
Lancé il y a 5 ans en France et 2 ans en Allemagne, Doctolib est le premier service de e-santé en Europe.
 
– Pour les patients, Doctolib offre un service de prise de rendez-vous de médecin en ligne, gratuit et rapide.
– Pour les professionnels de santé, Doctolib est le premier service complet de gestion des rendez-vous médicaux avec pour but d’améliorer l’organisation du cabinet, d’offrir de nouveaux services aux patients ou encore de collaborer entre confrères.
 
Quelques chiffres sur notre croissance :
 
– Nous travaillons aujourd’hui avec 115 000 médecins, et plus de 2000 hôpitaux et établissements de soin parmi les plus importants en France et en Allemagne (ex: AP-HP etc.)
– Plus de 50 millions de patients se connectent sur notre portail patient chaque mois.
– Nous avons construit une équipe franco-allemande de 1250 Doctolibers dans 40 villes avec 2 sièges à Paris & Berlin
– Nous avons levé plus de 235m€ auprès d’investisseurs comme BPIFrance, Eurazeo, Accel Partners ainsi qu’auprès d’entrepreneurs européens.
 
Nous allons dans les prochaines années embaucher 2 000 personnes pour contribuer à transformer le système de santé en Europe avec les objectifs suivants :
1. Transformer l’organisation des cabinets et des établissements
2. Améliorer le parcours de soins des patients et les rendre acteurs
3. Renforcer la coopération entre les professionnels de santé
 
Les 5 piliers de Doctolib : Le «SPAAH»
 
– Service : Fournir un service hors du commun
– Passion : Prendre toujours du plaisir
– Ambition : N’avoir aucune limite
– Attaque : Être déterminé(e), réussir par la porte ou par la fenêtre
– Humilité : Être à l’écoute et se remettre en question
 
Tes missions :
 
En véritable ambassadeur(rice) de Doctolib, tes missions seront les suivantes :
- Gestion d’agendas, notamment de membres du COMEX
- Organisation/ Préparation des réunions internes et externes (CoDIR, business meeting…)
- Organisation des déplacements (transports, réservation)
- Accueil des visiteurs
- Gestion des notes de frais et facturation
- Rôle d'interface et de coordination avec l'ensemble des équipes
 
Le profil recherché :
 
– Tu as une formation de niveau Bac+2 minimum (en assistanat de direction ou équivalent par exemple)
– Tu as une expérience de 5 ans au minimum sur un poste similaire
– Tu es dynamique et as le sens du service
– Tu es un(e) excellent(e) communicant(e)
– Tu possèdes un esprit de synthèse et d’analyse
– Discrétion et confidentialité sont tes maîtres-mots
– Tu maîtrises parfaitement les différents logiciels de bureautique (Suite Google, Pack Office…)
– Tu parles couramment l’anglais
– Une troisième langue serait un plus
 
Ce que nous t'offrons :
 
– Une équipe de 1250 passionnés soudés autour de notre culture “SPAAH”
– Une Doctolib Academy pour te présenter notre structure, notre marché
– Un(e) Doctobuddy pour te parrainer et t’accompagner le long de parcours chez Doctolib
– Des DoctoParties, DoctoMonthly Meetings, DoctoBeers, DoctoWeek-ends..
– La chance de participer à l’évolution de tout un secteur
 
Détails :
 
– Type de poste : CDI
– Lieu : 54 Quai Charles Pasqua 92210 Levallois Perret
– Prise de poste : dès que possible
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