Assistant(e) d'accueil et secrétariat H/F
CDD Strasbourg (Bas-Rhin)
Description de l'offre
- Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (résidents, entreprises, partenaires).
- Traitement des demandes, orientation, filtrage, transmission
- Gestion du courrier et des colis
- Suivi des entreprises intervenantes (clés, avis de passage, etc.)
- Diffusion des supports de communication aux usagers
- Relais avec les personnels d'entretien et de maintenance
- Contact avec l'astreinte technique (matin/soir)
- Gestion SSI
Secrétariat & Gestion locative
- Accueil administratif des résidents (remise des clés, rendez-vous état des lieux)
- Suivi des départs (vérification comptable, états des lieux)
- Mise à jour des plannings (nettoyage, travaux, occupation)
- Gestion des clés et matériel à destination des usagers
- Rédaction de courriers, factures, saisie d'informations
- Traitement de la messagerie des résidences
Courts séjours
- Gestion des réservations (devis, vérification du statut, etc)
- Accueil (remise des clés, encaissement etc)
- Départs (vérification comptable, transmission à la gouvernante)
Relation avec la direction & coordination interservices
- Transmission des demandes de travaux et réparations
- Coordination avec les services administratifs
- Conseil auprès de la Direction (achats, procédures, travaux…)
Mandataire/régie
- Enregistrement comptable des redevances / demandes de remboursement en lien avec le Régisseur
- Facturation des loyers
- Saisie des encaissements
- Suivi comptable
- Lien régie
- Suivi relance remboursements
Profil recherché
Connaissances
* Connaissance de l'environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d'attribution des logements (dossier résident-règlement intérieur-cautionnement, etc.)
* Connaissance de la structure du parc locatif
* Connaissance du règlement intérieur
* Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, PDF)
* Langue étrangère souhaitée (anglais en priorité et une 2e langue étrangère vivement souhaitée) : résidence très cosmopolite avec plus de 79 nationalités représentées.
Compétences opérationnelles
* Capacité à prioriser ses tâches et à s'organiser
* Rédaction de comptes-rendus à la direction
* Capacité à gérer les urgences
* Facilité d'apprentissage des applications métier (H3, Réparations, Ebail, Ma Résidence, Visale, GarantMe)
* Habilitation électrique
* Notion de secourisme
* Flexibilité dans les horaires (6h/13h ou 13h/20h avec quelques services à assurer les week-ends en matinée selon nécessité de service)
Compétences comportementales
* Rigueur, précision et fiabilité
* Confidentialité, discrétion, neutralité et égalité de traitement du public
* Sens du contact et capacité à accueillir un public varié, cosmopolite et exigeant
* Maîtrise de soi et capacité d'adaptation
* Capacité à travailler en équipe et à transmettre l'information.
À propos de CNOUS
- La restauration (restaurants universitaires, cafétérias…) : une offre de repas diversifiée, équilibrée et de qualité proposée dans 38 points de vente ;
- L'hébergement (chambres, studette ou colocation) : 5 575 places réparties dans 17 résidences ;
- L'accompagnement social : bourses, aides financières, accompagnement social et lutte contre le non-recours aux droits et prestations ;