Chargé(e) d'accueil et services

Description de l'offre

Poste

Missions chargée d’accueil City One

Accueil physique et téléphonique

• Accueil physique des visiteurs (renseigner, orienter, remplir fichier visiteurs, …)


• Réception téléphonique


• Traitement des fax/mails clients sur Salesforce


• Traitement des mails sur Outlook Accueil et Intendance


• Réception téléphonique des appels transférés du standard Carl en l’absence de l’agent d’accueil Carl


• Relais fermetures en l’absence du binôme (18h)

Commandes et fournitures

• Commande bouquet de fleur (naissance, décès) pour l’ensemble des sites


• Commande plateaux repas, petits-déjeuners


• Réservation restaurants pour les collaborateurs de passage et/ou internes


• Distribution fournitures de bureau

Gestion des véhicules

• Demande de devis et prise de rendez-vous pour le contrôle technique et la maintenance des véhicules des collaborateurs


• Participation à la gestion des véhicules de pool : planning des réservations, entretien, restitution


• Soutien BL Flotte auto, restitution et prise en charge des véhicules de fonction


• Gestion des révisions et nettoyage des véhicules en collaboration avec BL Flotte

Support logistique et Evènements

• Réservation / validation réservation de salles de réunion tous sites


• Préparation thermos café sur demande


• Demande impression de document (prestataire externe)


• Traitement de livraisons diverses (colis, légumes, repas collaborateurs etc…)


• Réservation de taxi / coursier


• Services de conciergerie à développer (box pressing)

Gestion administrative et Reporting

• Suivi du budget (saisie et validation factures SGE)


• Gestion des problèmes sur les factures fournisseurs (signalement aux référents sur site, demande avoir, relance fournisseur…)


• Mise en place et mise à jour des procédures liées au poste d’accueil


• Création et modification d’articles concernant SGE dans BL BOT


• Réception livraisons (réception des colis + envoi message destinataires)


• Relais mise à jour affichage obligatoire 

Sécurité et maintenance

• Relais demandes d’interventions auprès des prestataires

Relais

• Relais ouvertures en l’absence cumulée de deux collaborateurs


• Relais fermetures en l’absence du binôme


• Relais courrier entrant et sortant en l’absence des préposés au courrier


• Relais sur une partie de l’intendance


• Relais Régie technique : aménagement de salles de réunion sur demande (placement des tables en U, des chaises en amphithéâtre, …)


• Relais mise à jour de l’affichage obligatoire 

Horaires

de 9h00-13h00 & 14h00-17h20 du lundi au mercredi  et 17h30 jeudis et vendredis

Salaire

• Smic


• Prise en charge de l’abonnement Tisséo à hauteur de 50%


• Prise en charge de la mutuelle à hauteur de 50%

Profil recherché

Profil recherché

Qualités requises et profil

• Chargé(e)e d’accueil autonome, rigoureux/se, impliqué(e)


• Excellente présentation 


• Parfaite élocution


• Expérience de plus d’1 an sur même type de poste, 


• Solide sens de l’organisation.


• Sens du service et du relationnel.


• Savoir travailler en binôme et au sein d’une équipe en toute autonomie.


• Réactivité, gestion du stress.


• Parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel).

À propos de Cityone

Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd’hui un groupe indépendant et leader des métiers de l’accueil.