Secretaire, assistant.e marches publics - h/f

Description de l'offre

Missions du service :

Placée sous l'autorité directe de la Directrice des Achats, des Equipements et de la Logistique la Cellule des Marchés a pour mission de :

Fiabiliser les pratiques, actes et procédures de la commande publique du GHT Alpes Dauphiné.
Apporter son expertise juridique à toutes les étapes de la commande publique depuis le choix de la procédure, jusqu'à la clôture du marché, tout en conseillant les acheteurs et référents techniques quant à l'opportunité de leurs achats.
Professionnaliser les Gestionnaires des marchés publics et Assistant.e marchés publics.

Les activités spécifiques au poste :

La secrétaire assistant.e marchés publics, sous l'autorité des Responsables de la Cellule des Marchés d'une part et des Gestionnaires des marchés publics d'autre part, est chargé.e de :

Missions Assistant.e "marchés publics" : Ces missions viennent préciser et/ou compléter les missions d'un agent de gestion administrative.

Exécuter les actes liés à/au :
Suivi des demandes de marchés > 40 000 ' HT transmises par les acheteurs et référents techniques des différentes Directions du CHUGA ;
Suivi des dossiers de consultation : création dossier sous interpole, réception et enregistrement des plis pour les copies de sauvegarde;
Le cas échéant, organisation des réunions de la Commission de la Commande Publique ;
La clôture des marchés publics en lien avec les gestionnaires marchés : La notification du marché/de l'avenant et des actions liés (enregistrement tableaux de bord, gestion dans l'outil GED, etc.), le cas échéant, l'agent pourra être amenée à enregistrer les marchés dans Cpage pour certains secteurs.
Traitement de Marchés à procédure adaptée < 40 000 ' HT pour la formation continue ;
Traitement des marchés de la formation continue > 40 000 ' HT ;
L'exécution administrative du marché : demande des attestations fiscales et sociales aux sociétés (y compris étrangères) notamment dans l'outil Hivéo, le cas échéant notification des non reconductions ou résiliations, suivi des redressements et transmission de l'information aux acheteurs le cas échéant.
Contrôle factuel/contrôle qualité et validation des dossiers "marchés" (y compris actes afférents) avant notification et leur archivage (vérifications des pièces substantielles au marché, signature, fiche de recensement, données essentielles, « fournisseur attente » dans la GED etc.).
Missions secrétariat, agent de gestion administrative : Dans le cadre de ces missions, il s'agit de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. L'agent suit et gère les processus administratifs.
Accueil physique et téléphonique : Accueillir et orienter les « visiteurs » (entreprises, experts techniques, acheteurs) vers l'interlocuteur ou le service compétent, répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
Traitement des dossiers et saisie de documents : Recevoir et réorienter le courrier et les e-mails, rédiger des courriers et e-mails, assurer la prise de notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus de réunions.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents : vérifier des dossiers, photocopier et assembler des documents, transmettre, classer et archiver des documents et mise à jour des dossiers informatiques correspondants.
Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord, de fichiers, mise à jour des affichages dans le service, etc.
Prise de rendez-vous et gestion d'agendas : Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.).
Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers : commande des fournitures pour le service, émission de bons d'intervention (GMAO), etc.
Gestion des habilitations : accès à la cellule des marchés et des habilitations pour les dossiers partagés de la cellule des marchés (interpole).

Conditions de travail dans le poste :

Horaires : 7h30 par jour. Télétravail 1 jour fixe/sem. possible selon l'organisation définie au sein du service

Profil recherché

Les savoir-faire spécifiques :

Formation niveau BAC.
Expérience souhaitée dans un poste similaire au sein d'une collectivité publique, établissement public.




Les qualités requises :

Organisé.e, rigoureux.reuse, efficace, méthodique, autonome et capable de prendre des initiatives, être pro-actif.active, gestion des priorités.
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations.
La secrétaire, assistant.e de la Cellule des Marchés doit se montrer fiable. Aimable avec les usagers, il/elle sait aussi faire preuve de discrétion, car il/elle est soumis.e au secret professionnel.
Aptitude à communiquer diplomatiquement en toutes circonstances, aptitude à s'adapter et à respecter la confidentialité.
La maîtrise de l'outil informatique (notamment pack office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint), l'aisance dans l'expression orale et écrite sont indispensables.
Connaissance des marchés publics et de la plateforme de dématérialisation PLACE, de l'outil Hivéo, de la Gestion Electronique de Documents appréciée.
Goût du travail en équipe.

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Grenoble

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

Soigner
Former
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