ASSISTANT(E) DE DIRECTION - DRSM des Hauts-de-France - Villeneuve d'Ascq

Description de l'offre

Contexte et enjeux

La Direction Régionale du Service médical des Hauts-de-France, organisme de l'Assurance Maladie, dont le siège est situé à Villeneuve d'Ascq recherche un/une  assistant(e) de direction pour assister son équipe de direction, dans l'organisation des missions et activités de secrétariat.

Votre mission

Mission :

Faciliter la réalisation des missions et activités du secrétariat de Direction du siège de la DRSM.

Activités :

·  gérer les relations internes et externes de l’équipe de Direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques)
·  élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, documents et comptes rendus de réunions
·  organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements
·  rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires à l’activité du service
·  assurer la préparation et le suivi de dossiers divers

 

Votre profil

Compétences

Savoirs :

·  connaître son environnement professionnel (les missions de l’organisme, son organisation, ses acteurs et leurs rôles)
·  connaître l’environnement institutionnel et les partenaires habituels du service
·  maîtriser les procédures internes de l’organisme
·  connaître les techniques de prise de notes
·  maîtriser la bureautique (Word – Excel – Power Point)
·  connaître les règles de conservation de l’information et de classement

Savoirs faire :

·  élaborer un plan de classement et tenir à jour la documentation
·  synthétiser l’information reçue ou traitée
·  orienter les personnes vers le bon interlocuteur
·  mettre en œuvre les techniques de l’accueil téléphonique et physique
·  utiliser les nouvelles technologies pour la réservation des moyens matériels, la gestion des agendas et des plannings
·  réaliser des documents en respectant les règles de présentation et la charte graphique
·  proposer des améliorations de procédures
·  organiser ses activités en tenant compte des délais et des échéances
·  préparer une réunion (constitution de dossiers, recherche d’informations, prises de contacts, aménagement de la salle…)
·  coordonner les informations
·  créer des outils pour faciliter l’activité du responsable du service
·  réaliser des comptes rendus de réunion
·  rédiger seul(e) des documents
·  le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la PSSI de l’organisme

Qualités

·  présenter une image positive du service
·  écouter, analyser, et le cas échéant, reformuler les demandes
·  établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
·  rendre compte à sa hiérarchie
·  faire preuve d’initiative
·  discerner les informations confidentielles de celles diffusables
·  rigueur, loyauté, réactivité
·  disponibilité, autonomie, esprit d’équipe
·  discrétion absolue exigée dans le cadre du secret professionnel

Votre formation

Formation : BAC + 2 - BTS Assistant manager

Expérience souhaitée dans l'assistanat

Informations complémentaires

 

CDI temps plein

Lieu de travail : Villeneuve d'Ascq

Processus de recrutement : 

·  test bureautique (1 H 00) - entretien (30 minutes) pour les candidats présélectionnés à l'issue de l'étude de la lettre de motivation et du CV

Contact

Ne pas postuler en ligne.

Merci de transmettre vos candidatures (Lettre de motivation et CV) à l'adresse mail suivante :

recrutement.ersm-hdf@assurance-maladie.fr