Assistant(e) de direction - office manager

Description de l'offre

Missions et activités principales

CONTRAT DE DROIT PUBLIC LONG

 

En tant qu’Assistant(e) de direction - office manager, vous assurerez prioritairement l’assistance du Directeur de département, et des responsables de pôles en tant que de besoin.

 

Vos missions consisteront à :

·  Gestion et suivi de l’agenda du directeur
·  Prise en charge des contacts téléphoniques entrants/sortants
·  Organisation de réunions avec des partenaires internes et externes : prises de rendez-vous, réservations de salles, visio-conférences, de restaurants, accueil de personnes extérieures, accueil café…
·  Coordination avec les autres secrétariats du Comité de Direction de la CDC et des DG et DGA pour assure la circulation de l’information
·  Gestion des déplacements et des notes de frais : recherches d’itinéraires et réservations, suivi des fiches de mission et remboursement des notes de frais, passation des notes de frais dans AFP
·  Contribuer à l’intendance générale de l’équipe, en coordination avec la/ les autres assistantes du pool :
·  Gestion du courrier entrant et sortant, envoi de mailings
·  Fournitures de bureau ou informatique : gestion du stock, commandes, relations avec les services fonctionnels
·  Suivi du budget, formations
·  Saisie des factures spécifiques
·  Classement
·  Suivi du planning des congés

 

·  Collaboration avec le service Projets & partenariats digitaux pour l’organisation de réunions, d’ateliers, d’évènements, manifestations avec des partenaires internes et externes …

Profil attendu

Qualités et compétences

·  De très bonnes connaissances de la Caisse de dépôts et de la culture d’entreprise serait un atout ;
·  Qualité interpersonnelles structurantes pour le poste : écoute et empathie, sens du service, sens du contact, diplomatie, énergie, patience, créativité, dynamisme, persévérance à toute épreuve ;
·  Capacité de travail avérée et forte motivation ;
·  Souplesse et capacité à s’adapter et à travailler dans des délais serrés ;
·  Très bonnes capacités organisationnelles et d’anticipation, discrétion et sens des priorités, autonomie, polyvalence et réactivité
·  Un sens développé des relations humaines et du travail collaboratif, en équipe et en réseau ;
·  Sens de l’engagement pour les missions de la Caisse des dépôts et, plus généralement de la sphère publique.

Conditions de travail

Le département  de la stratégie digitale est organisé en 7 pôles, et les fonctions d’assistant(e) de direction - office manager sont regroupées au sein d’un pool.

Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable du Département Stratégie Digitale, placé lui-même sous l’autorité du Directeur Général Adjoint.