[Contrat d'apprentissage] Secrétaire aide comptable | AD ÉQUIPEMENTS (14)

Description de l'offre

Interface entre le client, les agents de terrain, commerciaux de terrain et la direction de l’entreprise, le/la secrétaire aide comptable assure le traitement administratif (gestion des appels, factures, devis, actualisation des tableaux statistiques, suivi des commandes, délais de fabrication et de livraison, gestion et suivis des appels d’offres……) et comptable (traitement des documents comptables et financiers, saisie des écritures de banques, règlements, rapprochement bancaire…).
Il/Elle suit les dossiers en cours, prépare les rendez-vous des commerciaux, rédige les courriers et traite les litiges le cas échéant.

Sa mission comporte 2 volets principaux :

Pour la partie Administrative :

- Gestion des appels téléphoniques : prend les appels téléphoniques et informe les clients en fonction de leur demande (suivi de commande, informations etc...)
- La réception des clients
- Enregistrement des courriers reçus et envoyés
- Gestion informatique et le suivi des devis, bons de commande et factures
- La réception et le référencement des commandes
- La préparation administrative (préparation des salaires, TVA)
- La préparation administrative et le suivi des paiements clients et fournisseurs.
- La relance des devis clients
- La gestion et le suivi des appels d’offre

Pour la partie Comptable :

- Les travaux préparatoires de la comptabilité courante (achats/ventes)
- Le suivi et la gestion avec relance des clients en impayés
- La préparation et la déclaration de la TVA
- La réalisation de divers travaux comptables

Sous la responsabilité du responsable de site, il/elle sera l’interface entre le client, les agents terrain et les commerciaux. Il/elle rendra compte auprès du responsable de site et/ou du responsable administratif et financier du groupe.

Profil recherché

Compétences administratives :

- Faire preuve d’une qualité d’accueil et prendre en charge rapidement le visiteur
- Assurer un accueil téléphonique de qualité et d’apporter une réponse rapide et adaptée à la demande en utilisant les outils adéquats : agendas, documentation d’entreprise, répertoire interne et externe, fichiers etc...
- Faire parvenir les documents aux bons destinataires dans les délais impartis
- Rédiger un courrier adapté à la demande, en respectant les règles de grammaire, d’orthographe et de syntaxe, conforme aux normes de présentation et de l’expédier dans les délais imposés
- Classement et archivage des documents

Compétences comptables :

- Traiter des documents comptables et financiers (factures/extrait bancaires/relevés de compte)
- Saisir les devis clients, les bons de commandes, les factures clients et fournisseurs
- Effectuer des écritures de banques
- Effectuer les règlements des factures fournisseurs
- Effectuer des opérations comptables et utilisant le logiciel adapté SAGE 3

Autres compétences :

- Avoir le sens du relationnel
- Communication écrite et orale
- Parfaire sa connaissance des métiers de la signalisation horizontale et verticale