Assistant(e) de Direction et Secrétariat du Conseil d'Administration - F/H

Description de l'offre

AREVA fournit des produits et services à très forte valeur ajoutée pour le fonctionnement du parc nucléaire mondial.

Le groupe intervient sur l'ensemble du cycle du nucléaire, depuis la mine d'uranium jusqu'au recyclage des combustibles usés, en passant par la conception de réacteurs nucléaires et les services pour leur exploitation.

Son expertise, sa maîtrise des procédés technologiques de pointe et son exigence absolue en matière de sûreté sont reconnues par les électriciens du monde entier.

Les 40 000 collaborateurs d'AREVA contribuent à bâtir le modèle énergétique de demain : fournir au plus grand nombre une énergie toujours plus sûre, plus propre et plus économique.

Au sein de la Direction Gouvernance Sociétés Bourse et Finance, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction et Secrétariat du Conseil d'Administration.

Vos principales missions seront les suivantes :

1/ Assurer l'organisation et la mise en oeuvre des Conseils d'Administration et de ses Comités en concertation étroite avec le Secrétaire du Conseil:

− Gérer et suivre l'organisation des séances

− Etablir et mettre à jour le calendrier annuel des Conseils, Comités et Assemblées Générales en coordination avec les secrétariats concernés (Présidence du Conseil, Direction Générale, Administrateurs et autres directions impliquées)

− Préparer les différents ordres du jour

− Réceptionner auprès des différents contributeurs les documents préalablement validés par le Président du Conseil et le Directeur Général

− Préparer les réunions, envoyer les convocations, transmettre les éléments des dossiers aux membres du Conseil via une plateforme commune (LeadingBoards) dans les délais imposés par le règlement intérieur, suivre les participations (obtention du quorum / tenue du registre des présences pour chaque séance du Conseil)

− Assurer la logistique de la séance (conférences téléphoniques, réservations de salle, accueil, pauses, buffets ou déjeuners)

− Préparer avant chaque conseil le guide du Président, le tableau des contributeurs et la trame du procès-verbal

− Procéder au classement, à la mise à jour et à l'archivage de la documentation

− Mettre à jour la plateforme LeadingBoards (notamment présentations, procès-verbaux, comptes rendus, règlement intérieur, statuts, document de référence)

− Etablir les extraits des procès-verbaux approuvés

− Assurer le suivi et l'exécution des formalités administratives et juridiques en veillant au respect des délais légaux (Kbis, dépôt des comptes, publication des droits de vote pour les Assemblées)

− Retranscrire les procès-verbaux des Conseils et des Assemblées sur les registres légaux

− Calculer le montant des jetons de présence de chaque administrateur sur la base des règles définies, puis mise en paiement et établissement des déclarations d'impôt (en lien direct avec le service fiscal de la société)

− Suivre le budget du Conseil et la facturation

2/ Assurer les tâches de secrétariat classique : agenda, mise en place de demandes d'achats, réception de factures, etc.

Profil recherché

Titulaire d'un BAC+2 assistant manager ou diplôme équivalent, vous justifiez d'un minimum de cinq années d'expérience dans une fonction similaire.

Vous maîtrisez la gestion des priorités ainsi que de la préparation/organisation et suivi des réunions.

Vous avez de bonnes connaissances en droit des sociétés.

La discrétion et le respect de la confidentialité sont primordiales.

Une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, SAP….) est impérative.

Vous savez vous rendre disponible.

Vous êtes réactif(ve) et savez vous adaptez.

Vous savez faire preuve de diplomatie.

Vous êtes rigoureux(se) et vous avez une réelle capacité d'organisation.

Vous êtes autonome et savez travailler en équipe.