Assistant(e) Business Support H/F

Description de l'offre

Mission :
Sous la responsabilité du Directeur Opérationnel ou à défaut des Directeurs de Business Unit et dans le respect des processus du Groupe :
Etre le support administratif des équipes Business and Sales de la division :
1. Gestion des agendas :
- Gérer les agendas des managers (prise de RDV pour la tenue des entretiens annuels des collaborateurs, des entretiens de fin de période d’essais, et des différents RDV clients)
- Organiser et préparer les réunions tripartites (client, consultant, manager)
- Gérer les modifications de RDV avec les candidats
- Aider et être un support dans la gestion des collaborateurs en inter-projets

2. Achats de sous-traitance et de matériel :
- Créer les dossiers de sous-traitance, en assurer le suivi auprès des fournisseurs (création des fiches fournisseurs, demandes d’achats sous Minos, bons de commande, suivi des factures …) et assurer le lien avec le service comptabilité fournisseurs de l'entreprise
- Gérer les équipements de protection individuel (EPI) de la division (commandes, gestions des stocks…)
- Assurer les commandes de matériels pour les collaborateurs techniques de la division
- Contacter les consultants afin de vous assurer qu'ils :
- Valident leur compte rendu mensuel
- Diffusent leur dossier de compétences
- Valident leur plan de prévention
- Accompagner les collaborateurs sur l'enregistrement et la prise de leur congés payés ou tout autre absences

3. Assistanat :
- Enregistrer les Fiches de Lancement de Projet
- Reporting – Saisir dans le CRM les Comptes Rendu Flash, des différentes réunions clients
- Aider à la rédaction les propositions techniques et financières
- Assurer la logistique des actions de communication de proximité
- Préparer le reporting hebdomadaire de la division
- Préparer des documents/ tableaux pour : les boards mensuels et le comité de direction hebdomadaire avec la contribution du contrôleur de gestion
- Gérer les déplacements

Niveau d'études : 5 années d'études supérieures

Niveau d'expérience : de 1 à 2 ans

Langues : Anglais (Moyen)

Référence : FR-ALTHOC-201609435

Profil recherché

Profil :
- Savoir –faire :

- Appréhender rapidement l’organisation, la structure et les circuits internes de l’entreprise
- Maîtriser Excel et les outils informatiques internes

- Savoir-être :

- Sens du service et de la relation client
- Etre organisé(e) et avoir le sens des priorités
- Faire preuve de rigueur de fiabilité et d'enthousiasme
- Se rendre disponible et être autonome
- Avoir une aisance relationnelle et un bon esprit d'équipe
- Faire preuve de discrétion