Assistant(e) de direction MDO (H/F)

Description de l'offre

Assistant(e) de direction MDO (H/F)

Airbus Defence & Space Toulouse

Airbus est un leader mondial de l'aéronautique, de l'espace, de la défense et des services associés. En 2016, l'entreprise a dégagé un chiffre d'affaires de 67,0 milliards d'euros avec un effectif d'environ 134 000 personnes. Airbus propose la gamme d'avions de transport de passagers la plus complète, de 100 à plus de 600 sièges. Airbus est également le fournisseur d'avion de ravitaillement, de combat, de transport et de mission leader en Europe, ainsi que le numéro un européen et le numéro deux mondial de l'industrie spatiale. Sur le marché des hélicoptères, Airbus fournit les voilures tournantes civiles et militaires les plus performantes au monde.

Nos équipes travaillent avec passion et détermination pour faire du monde un endroit plus connecté, plus sûr et plus intelligent. Fiers de notre travail, nous nous appuyons sur l'expertise et l'expérience de chacun pour atteindre l'excellence. Notre diversité et culture du travail en équipe nous poussent à accomplir l'extraordinaire - sur terre, dans le ciel et dans l'espace.

Description of the job

Un poste d'Assistant(e) de direction MDO (H/F) vient de s'ouvrir au sein d'Airbus Defence & Space à Toulouse. Vous rejoindrez le département Mechanical Design Office.

Vous assisterez le Responsable du bureau d'études afin d'optimiser la gestion de son activité, et participerez à ses différentes missions.

Profil recherché

Tasks & accountabilities

Vous serez responsable des activités principales suivantes :

1. Administratif :

·  Gérer quotidiennement l'agenda du responsable, l'ordre du jour, fixer les priorités.
·  Gérer les appels : filtrage et aiguillage des interlocuteurs.
·  Gérer le courrier (papier et électronique), le transmettre aux responsables concernés ou y répondre directement.

2. Réunions internes/externes :

·  Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions/missions : réunir l'information utile et nécessaire sur les projets/participants.
·  Recueillir et analyser les données pour créer des rapports.
·  Préparer des documents, des présentations (PowerPoint, etc…), des synthèses et des rapports pertinents.
·  Préparer, planifier et coordonner les événements / réunions vidéoconférences, conférences téléphoniques au niveau transnational.
·  Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du département.
·  Travailler en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s de la Division.
·  Traduire des documents internes (anglais/français).

3. Déplacements professionnels :

·  Planifier et organiser les voyages d'affaires impliquant la coordination d'itinéraires complexes avec des réunions offshore.
·  Élaborer les documents préparatoires et de voyage nécessaires: dossiers, ordres de mission, visas…
·  Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes.

4. Relations avec les partenaires de l'entreprise:

·  Préparer les visites.
·  Accueillir les invités et visiteurs.
·  Etre l'interface principale avec les services et personnes internes/externes (moyens généraux, voyages…).
·  Assurer la communication avec des tiers externes, chefs de groupe, chefs de division et autres adjoints d'équipe et de Direction.
·  Gérer de manière autonome la correspondance générale en français et en anglais.
·  Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs et tous les interlocuteurs externes et internes pour le compte de la Direction du BE.

5. Dossiers spécifiques:

·  Prendre en charge le suivi complet de dossiers spécifiques.
·  Préparer et organiser les dossiers d'aide à la prise de décision.
·  Contribution à l'élaboration de synthèses de niveau Division et Département ; en particulier du rapport mensuel.
·  Gérer le suivi des actions transnationales.

6. Evènementiel : organiser et coordonner des grands évènements professionnels tels que séminaires, salons, visites de haut-niveau, workshops… au niveau national et transnational.

7. Gestion :

·  Etablir des commandes (DA) pour l'activité de sous-traitance, pour l'achat de fournitures de bureaux, pour une demande de service (Workshop…).
·  Réception et validation des factures via SAP.
·  Gestion des éventuels litiges de facturation.

8. Relations employés/manager :

·  Organisation et saisie des entretiens annuels.
·  Création et publication des postes sur l'outil myHr.
·  Interface avec les RH et les employés.
·  Participation à l'intégration des nouveaux salariés : proposition et organisation de sessions d'accueil newcomers.
·  Participation à la création d'un livret de bienvenue.
·  Organisation, synthèse et suivi du plan de formation de la Division.
·  Tenir à jour les dossiers du personnel tels que les organigrammes, les listes de distribution.
·  Gestion des tableaux de bord des recrutements et suivi.
·  Fournir un soutien aux procédures de recrutement et de sélection.

Required skills

Nous recherchons des candidats ayant les expériences et les compétences suivantes :

·  Titulaire d'un diplôme bac+2 (ou équivalent) en administration/secrétariat/assistant de manager ou une discipline apparentée.
·  Au moins 3 ans d'expérience en secrétariat/assistanat. Vous avez une connaissance du foncitonnement du groupe Airbus.
·  Vous maîtrisez MS Office.
·  Vous avez une maîtrise des outils utilises par le groupe. Outils informatiques : PLM, SharePoint…
·  Intérêt pour le travail en milieu transnational.
·  Capacité à prendre des décisions et travailler en autonomie. Capacité à prioriser.
·  Vous avez un intérêt pour la communication, notamment la communication digitale.
·  Rigueur, proactivité, organisation. Vous avez un grand sens du service.
·  Réactivité et efficacité.
·  Esprit d'équipe, sens relationnel et confidentialité.
·  Vous avez un niveau avancé en anglais (maîtrise orale et écrite, niveau C2) et en Français.

Ce poste est ouvert à un niveau Non-Cadre.