Assistant(e) de direction H/F

Description de l'offre

Description du poste

Le réseau IDRAC, regroupe 5 marques, l'IDRAC Business School, SUP de COM, l'ESAIL, l'IET et l'IEFT et a une implantation multi campus : Amiens, Bordeaux, Grenoble, Lyon, Montpellier, Nantes, Nice, Paris et Toulouse         Finalité du poste : Etre l'interface privilégiée avec les interlocuteurs internes (départements/services de l'établissement ou directeurs des différents camps du réseau) et externes de l'établissement ou du réseau ; Travailler en synergie, en support et en appui administratif de l'ensemble des responsables de département ou de services de l'établissement ou des directeurs des établissements du réseau ; Coordonner et faciliter la circulation d'informations entre le Directeur et les collaborateurs de l'établissement ou du réseau ; Assurer la gestion administrative et logistique quotidienne de la direction d'établissement ou de réseau ;   Missions principales : 1- Assurer la gestion générale administrative et logistique du directeur d'établissement ou de réseau: Secrétariat administratif : Traiter le courrier du service et les courriels (réception, réponse, transmission) Gérer le ou les agenda(s) du directeur et qualifier les appels (filtrage, etc.) - rappeler les actions prioritaires à entreprendre; Archiver et classer les documents, les dossiers... (papier et électronique); Mise à jour le répertoire interne ; trombinoscope et organigramme ; Gérer les déplacements de la direction et des autres départements/services de l'établissement ; Planifier/organiser et préparer les réunions (invitations, réservation de salles, agencement, visio conférences OJ ...), conseils d'administration, séminaires et autres événements; Assister ponctuellement à ces réunions; Réaliser des dossiers préparatoires aux réunions ou aux dossiers suivis par la direction : Rédiger les notes, rapports, compte rendus des réunions et en assurer la diffusion ; Etablir et suivre les rapports d'activité (Recueillir et analyser des informations, suivre des tableaux de bords, exploiter et alimenter les bases de données) ; Introduire dans l'agenda les dates de conseils de discipline Transmettre les notes internes Mettre en place des process (courriers, commandes, demandes de déplacements...) ; Vérifier et valider les factures fournisseurs et notes de frais Logistique et services généraux Maintenance/Sécurité du bâtiment Assurer le suivi de la maintenance de matériels (machines à café...) ; Identifier les besoins en matériel (informatiques ou autres) ; Gérer les stocks de fournitures, en assurer les commandes ; Gérer les appels d'offres (consommables/ matériels) ; S'assurer du bon entretien des locaux Gestion et suivi administratifs des dossiers académiques : Assurer le suivi des dossiers Institutionnels (renouvellement de certifications, visas...) avec les organismes adéquats : Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, CNCP S'assurer de la réalisation des enquêtes académiques demandée par le MESR (SISE) et le Rectorat (Scolege) Procéder au dépôt des dossiers de demandes de renouvellement des habilitations à recevoir des étudiants boursiers d'Etat auprès du Rectorat Constituer et suivre les dossiers de demandes de bourse d'honneur, peut participer au jury ; Organiser le jury d'attribution des diplômes visés et titres certifiés, au niveau national ; Réaliser l'édition des diplômes, au niveau national Etre l'interlocuteur identifié pour le réseau auprès des instances académiques : Rectorat, Ministère de l'Enseignement Supérieur, CNCP Assurer la mise à jour des fiches répertoires pour les titres certifiés (ajout de centres de préparation, changement d'adresses,...) Procéder à la mise à jour des informations relatives aux diplômes visés et publiées dans le Bulletin Officiel Suivre les partenariats académiques et le respect des engagements de chaque partenaire Gestion et suivi administratif des alumni : Mettre à jour le fichier des diplômés Participer à l'organisation des remises de diplômes (envoi des invitations) Adresser les attestations de diplômes Effectuer les recherches d'attestation pour les anciens diplômés, en cas de perte 2 - Etre l'interface et le relais du département des ressources humaines: Gérer les congés, à partir des demandes relayées par les responsables de département ou de service, les vérifier sur le logiciel de gestion des congés interne et les soumettre au Directeur ; Rédaction et gestion des contrats de travail des enseignants, jury et surveillants hors permanents ; Préparer et transmettre les éléments variables de payes ; Planifier les divers entretiens annuels menés par la direction ; Préparer les dossiers de ces entretiens ; Commander et Distribuer les tickets restaurants ; Selon l'organisation de l'Ecole, diffuser les ouvertures de poste ; Selon l'organisation de l'Ecole, organiser les réunions avec les RP/CHSCT Préparer la venue (bureau, ordinateur..) et accueillir les nouveaux salariés, 3 - Organiser et coordonner les informations liées à l'organisation et au fonctionnement de l'établissement et/ou du réseau et à la communication interne et externe de l'entreprise. Coordonner la circulation d'informations auprès autres services ou départements de l'établissement et/ou auprès des écoles du réseau ; Organiser et coordonner les informations liées au fonctionnement de la société ; Gérer certains dossiers spécifiques (commerciaux, juridiques, relations entre la direction réseau et les directeurs d'établissements ou la direction d'établissement et les responsables de départements de l'établissement, etc.), intervenir sur des aspects organisationnels (réunions, déplacements, ...), et effectuer un suivi dans le cadre d'un reporting à son/ses supérieurs, aux autres collaborateurs...etc ; Assurer la communication et l'interface entre la direction et son réseau d'interlocuteurs (autres directions ou services, clients externes, médias, etc.).   Type de contrat : CDD de 8 mois à pourvoir immédiatement - Temps plein 37h hebdomadaire + 10 jours RTT   Formation et expérience : Formation niveau BAC+2 (assistanat de direction) - 3 ans d'experience dans un poste similaire polyvalent Compétences et qualités requises : Maîtrise impérative des outils bureautique (pack office) Capacité à gérer les priorités et à s'adapter à des variations du rythme de travail S'approprier de nouveaux contenus et techniques Faire preuve d'adaptation face aux différents publics et aux diverses situations Respecter des processus méthodologiques rigoureux Se conformer à des procédures administratives et savoir les faire respecter; Esprit d'équipe Maîtrise de l'anglais Excellentes qualités humaines et relationnelles ; Expression orale aisée et impeccable ; Capacités rédactionnelles parfaites (orthographe, syntaxe, clarté, présentation.. ; Capacité d'analyse et de synthèse ; Discrétion, grand sens de la confidentialité Disponibilité ; Adaptabilité pour gérer les imprévus ; Pro-activité et réactivité, efficience et efficacité ; Anticipation ; Rigueur, organisation, autonomie dans la mise en oeuvre des tâches prescrites, Ponctualité ; Diplomatie et fermeté ; Réactivité, Sens des responsabilités et du service; Esprit d'équipe
Expérience exigée : IND
Niveau d'étude souhaité : IND

Salaire :

Référence de l'annonce : ROR72267
Offre d'emploi publiée le 03-12-2018