APPRENTISSAGE H/F - Chargée de clientèle Séminaires et Banquets

Description de l'offre

Key tasks

Le recrutement sera uniquement par le biais de contrat d'apprentissage (nous ne souhaitons pas de contrats de professionnalisation). Il est impératif que les jours d'entreprise soient mercredi, jeudi et vendredi OU 1 semaine/3 semaines. Les autres plannings ne sont pas adaptés à nos besoins.

Vous êtes assistante de la responsable commerciale en charge des clients séminaires et banquets de l'hôtel.
Vos principales missions seront :
- Accueil des clients et suivi tout au long de la journée, vérifier ponctualité et qualité des pauses. Vous êtes garant du bon déroulement de la manifestation sur place. Sur place vous êtes l'intermédiaire entre les clients et les différents services
- Transmettre les consignes aux différents services - réception, restauration, cuisine
- Taper et imprimer les menus des clients + les suggestions du jour du restaurant
- Contrôler la facturation des différents services
- Assurer le suivi client après la manifestation pour le fidéliser
- Préparer le point commercial et l’opérationnel de la semaine suivante
- Répondre aux appels lorsque la responsable commerciale n’est pas disponible en veillant à respecter la charte Meeting@Novotel
• Répondre aux questions sur les dossiers en cours
• Prendre les réservations de salon tout en vérifiant la disponibilité des salles et éventuellement des chambres
- Relancer les factures impayées
- Hiérarchiser par ordre d’importance les tâches données et toujours s’avancer pour les semaines suivantes lorsqu’on a du temps

 Dans un second temps, une fois que vous êtes opérationnelle sur les tâches précédentes :
- Faire la facture globale et l’envoyer au client
- Répondre aux emails commerciaux sur des dossiers en cours et/ou de nouvelles demandes de devis (simples uniquement)
- Identifier avec précisions les attentes du client. Vous collectez toutes les données importantes concernant l'organisation de ces événements (hébergement, restauration, transport...)
- Faire des devis sur le logiciel Coclico en les faisant contrôler par la responsable commerciale avant de les envoyer
- Relancer les clients et confirmer les réservations

At Novotel, we grow faster

Feel fully responsible, be autonomous, adaptable, professional, have a love of adventure and a desire to stretch your limits: that’s the Novotel spirit .
An international brand with a network of 400 hotels in 60 countries, Novotel’s success is due to the professionalism and enthusiasm of its 30 000 employees who have been embodying the brand’s ideals for over 40 years.

DNA of the brand, innovation is at the heart of the promise made to employees: "At Novotel, we grow faster" . To transform this promise into reality, Novotel has implemented a unique human resources policy declined around five main professional career paths. Novotel accompanies each employee throughout their career. Integration, geographic mobility, bridging provision, skills development… everyone is given the opportunity to progress quickly and go further. Impossible is not Novotel.

Profil recherché

Skills

Level of Education Vocational education
Areas of study Hospitality
Professional experiences Starting out
Languages essential French (Primary tongue)
Optional languages English (Working level)

Essential and optional requirements

Maitrise de Word exigée
Bonne connaissance d'Excel exigée
Bonne connaissance de FOLS ou/et Coclico souhaitée

·  Excel
·  Word
·  FOLS