office Manager

Description de l'offre

11/09/17 Intérim Nation recherche pour un client basé à Neuilly-sur-Seine (92), un Office Manager afin d'assurer le support d'un bureau de 40 personnes, gestion à l'américaine, domaine d'activité high tech en vue d'un CDI.

Tâches :

Management quotidien :

- Gestion de la maintenance ponctuelle des locaux.
- Interface avec l'ensemble des acteurs externes à l'entreprise : nettoyage, sécurité, intérimaires et ingénieurs temporaires.
- Implémentation des process et procédures en lien avec la politique de l'entreprise
- Gestion des réservations de salles pour les réunions, formations et autres évènements.
- Assistance des auditeurs externes et internes lorsque nécessaire.
- Négociation avec les fournisseurs pour les équipements de bureau (en lien avec le département Achats) et gestion des stocks de fournitures.
- Initiation des demandes d'achats de fournitures de bureau et transmission des devis et des factures au service comptabilité.
- Assistance au département IT et télécoms lorsque nécessaire

Assurer la sécurité et sureté du personnel et des visiteurs :

- Implémentation de documents mensuels sur la gestion des risques en santé et sécurité
- Maintien d'un document récapitulant l'urgence en matière de santé et de sécurité et référencement des installations électriques et de mobilier.
- Maintien d'un « livre des incidents/ accidents » qui interviennent dans les locaux.
- Maintenance en conformité des procédures de sécurité des locaux.
- Contrôle du maintien des normes de santé et sécurité en cas d'accident et de situations d'urgences.
- Organisation et mise à jour des directives incendies et gestion des stocks de matériel de premier secours.
- Organisation des formations obligatoires.

Management des services de réception :

- Gestion de la réception et délivrance des pass visiteurs, réception des commandes, gestion des formations et autres évènements internes.
- Délivrance des pass d'accès pour les nouveaux salariés et les visiteurs, en conformité avec la procédure de sécurité.

Tâches additionnelles :

- Gestion de l'intégration des nouveaux salariés.
- Maintenance du cahier unique des salariés et gestion des absences.
- Gestion des entretiens de sortie du personnel.
- Gestion des retours de matériel pour les salariés quittant l'entreprise.
- Gestion des traductions et problèmes administratifs en lien avec le service RH et l'Angleterre.
- Gestion des tickets restaurants.
- Gestion du CE (cadeaux et évènements) en lien avec le service RH.
- Révision et validation des notes de frais avant transmission au service comptabilité pour règlement.
- Révision et validation de toutes les factures avant paiement.


Profil :

Bac +2 Assistant de manager ou gestion PME/PMI
10 ans d'expérience sur un poste similaire
Polyvalence, organisation, sens des priorités, autonomie, confidentialité, diplomatie, force et proposition et rigueur, beaucoup de reporting pour la direction financière anglaise
Anglais courant, langue de travail à 50%, contact avec l'Angleterre
Maitrise du pack office

Horaires : 35h
Salaire : entre 40K€ et 45K€ selon profil

Profil recherché

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À propos de Interim Nation Holding

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