Adjoint administratif - secrétaire médicale g08 - h/f

Description de l'offre

Temps de travail : 38h - Amplitude horaire 8h30 à 17h00

Liaisons hiérarchiques

Le Médecin Chef
L'adjoint administratif est coordonné par l'assistante médico administrative

Liaisons fonctionnelles

Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative
L'encadrement du service
Personnel de l'établissement pour l'accueil, la transmission d'informations, la prise de rendez-vous
Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d'activité clinique
Usagers
Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires…).

Missions

Gestion administrative :

Assurer une partie du Secrétariat du médecin responsable de l'UF et le secrétariat de l'équipe, classement dans les dossiers
Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d'urgence et les agendas des médecins et autres membres de l'équipe.
Assurer le suivi du courrier en collaboration avec le médecin de l'U.F. et de l'équipe
Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, de compte-rendu de synthèse, notes internes
Gérer le Logiciel Ambler pour les commandes d'ambulances
Faire les mouvements des lits en lien avec les admissions et le SAO
Organiser le classement des dossiers (ouverture, mise à jour, archivage)
Gérer les commandes nécessaires (matériels de bureau)

Suivi de l'activité de la structure : 

Apporter aux médecins consultants de l'UF et aux cadres les éléments de gestion demandés.
Prendre des notes des différentes réunions et les diffuser à l'équipe.
Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente des CMP.
Participation, durant les vacances scolaires, à la permanence de Secrétariat.

Accueil des familles :

Accueillir les parents, les partenaires sociaux…
Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées.
Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l'existence d'autres structures, ex : CMPP, délais en fonction de la demande…
Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente.

Profil recherché

Compétences requises :

Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
Connaître les outils Word et Excel
Connaître les techniques du secrétariat
Connaître le vocabulaire médical est un plus
Savoir s'intégrer dans une équipe
Savoir s'adapter à des partenaires variés
Savoir communiquer avec un public hétéroclite
Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
Savoir s'organiser, prendre des initiatives
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité
Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, à l'écoute
Participer aux formations nécessaires à l'évolution du poste (informatique, accueil, communication)
Connaissance des pathologies rencontrées au C.M.P

À propos de ETS PUBLIC DE SANTE BARTHELEMY DURAND

Hôpital de référence en psychiatrie et santé mentale parmi les plus importants de France, l'Etablissement Public de Santé Barthélemy Durand compte 1600 professionnels et couvre 84% de l'Essonne. Il prodigue une offre de soins diversifiée s'adressant à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, détection précoce de la maladie chez les adolescents et jeunes adultes, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées... A côté de ses trois sites d'hospitalisation (Sainte-Geneviève-des-Bois, Longjumeau, Etampes), la prise en charge est ambulatoire à 80%, avec 70 points d'accès (consultations, hôpitaux de jour...).

A noter que l'établissement se distingue par les excellents résultats de la certification HAS V2020, à l'occasion de laquelle il a été certifié avec la mention la plus élevée « haute qualité des soins ».

Pour plus d'information : http://www.eps-etampes.fr