Secrétaire d’établissement
- Conception / Génie civil / Génie industriel Gestion administrative du personnel :
Suivi des dossiers du personnel : santé au travail, arrêts, AT, MP, registre du personnel,
Gestion des CP et mutuelle,
Gestion des intérimaires (contrats, heures, factures),
Gestion des formations (devis, convention, contrat d’apprentissage et de professionnalisation, subvention auprès de l’OPCAIM/ADEFIM),
Organisation de l’élection des délégués du personnel,
Participation aux diverses réunions et comptes rendus.
Secrétariat et Assistance :
Accueil physique et téléphonique,
Traitement du courrier, saisie et modification de tous documents (fax, email),
Classement, partage et conservation des informations, confidentialité,
Suivi des dossiers de subventions et de prises en charge,
Contacts avec les partenaires, suivi clients et fournisseurs,
Organisation des différents déplacements,
Elaboration d’outils et de dossiers préparant à la prise de décision,
Gestion des fournitures de bureaux, informatiques et divers,
Tenue du parc véhicules et engins, des cartes carburant,
Mise à jour des tableaux d’affichages.
Comptabilité :
Vérification, ventilation et validation du pointage mensuel, intérimaires, matériels et engins,
Vérification des fiches de paies,
Suivi mensuel des résultats : tableau de gestion, reporting, devis, commandes
Saisie des frais généraux,
Saisie des bons de commandes fournisseurs, rapprochements factures, accords de règlements au siège, réponses aux relances,
Envoi des devis clients, accusé de réception et enregistrements,
Facturation clients, suivi des impayés, relances, contentieux, satisfactions clients
Commerciale / QSE :
Phoning, mailing, prospection, prise de rendez-vous,
Mise en page des devis pour envoi aux clients,
Relances clients, enregistrement et suivi des commandes,
Gestion administrative des appels d’offres – réponses,
Traitement des informations du tableau QSE (mise en place : plan de formation, intérimaires, heures travaillées, AT, audits mensuels, rendez-vous sécurité, satisfactions clients),
Mise à jour du tableau de bord QSE conformément à la procédure COLAS,
Suivi des tableaux et documents : AT, consommation d’énergie, carburant, retraits des déchets,
Suivi du MASE.