Secrétaire Exécutive
- Conception / Génie civil / Génie industriel Responsable administrative du PDG Amérique Latine et des 6 directeurs , y compris les équipes dans d'autres pays ; Organiser les rencontres, planning de voyages , programme et itinéraires . Monter l'ordre du jour des réunions du Comité exécutif du conseil d'administration et du comité de direction; Aider à définir de nouvelles stratégies opérationnelles , des politiques et procédures de bureau ; Développer des présentations sur le site et pour les réunions hors site ; Créer , surveiller et faciliter l'édition et la préparation de la version finale du projet de documentation générale ; coordonner les départements engagés pour assurer une bonne communication et des pratiques de reporting ; Surveiller les stocks de bureau et commander les fournitures . Lister les ordres d'achat et de suivi de la facture , en interne et en externe avec les fournisseurs ; Guider de nouveaux membres de l’entreprise ; Effectuer des tâches administratives régulières comme planifier et coordonner les tableurs de l’entreprise , le processus des rapports de dépenses mensuelles reflétant l'appui aux indices budgétaires , préparer et tenir des registres de vacances annuelles , gérer les comptes bancaires personnels , home access , voyages réguliers des employés.
Provide executive-level administrative support to the CEO Latin America and six direct reports, including teams in others countries.
Lead the details of worldwide special events, travel arrangements, corporate agendas and itineraries. Events includes Executive Committee Meetings, Board meetings and Management Committee.
Help define new operational strategies, office policies and procedures.
Develop presentations for related on-site and off-site meetings.
Create, monitor and facilitate the accurate and timely writing, editing, and preparation of final copy from draft general documentation.
Liaison between all impacted departments to ensure proper communications and reporting practices.
Monitor inventory, office stock and ordering supplies. Raise of purchase orders and invoice tracking, internally and externally with vendors.
Mentor new company members.
Perform regular administrative tasks like plan and coordinate corporate spreads, process monthly expense reports reflecting supporting budget indexes, prepare and maintain annual vacation records, handle personal bank accounts, home access, scheduled travels for employees.