Assistant de direction F/H

Description de l'offre

Au sein de la Direction Ingénierie BIM , vous interviendrez en support dans la gestion administrative des affaires, l’organisation des projets et des activités quotidiennes des périmètres concernés.

Vous ferez l’interface entre la Direction, le Pôle Management Projets, ainsi que le Pôle Développement pour l'Ingénierie et les différents interlocuteurs internes et externes.

Rattaché(e) à la Directrice I-BIM, vos missions seront les suivantes :

·  Vous assurez la gestion administrative  :
·  Traitement des courriers, des appels entrants
·  Gestion quotidienne de l'agenda de la direction I-BIM
·  Organisation des déplacements professionnels des équipes en France et à l’étranger
·  Planification des rendez-vous et des réunions
·  Traitement et suivi des commandes de matériel informatique, fournitures, téléphonie, logiciels et accessoires pour la Direction I-BIM
·  Traitement des factures des services concernés dans V-FAC
·  Suivi et mise à jour du parc informatique matériels et licences (hard et soft) de la Direction Ingénierie
·  Organisation du serveur IBIM
·  Gestion des droits accès serveur
·  Mise à jour de la notice d’utilisation du serveur

·  Vous assurez le suivi administratif des formations animées par la Direction I-BIM (planification/facturation/relation avec les Cesames)

·  Vous assurez le suivi de la facturation de la Direction I-BIM et contrôlez de manière mensuelle le compte d’exploitation. Vous traitez également les demandes d'information complémentaire des clients suite à la réception des factures.

·  Vous traitez les commandes et assurez le suivi des devis. Vous participez également à la rédaction des mémoires de réponse à appel d'offres.

·  De manière ponctuelle, vous pilotez l’organisation des évènements I-BIM et préparez les supports de présentation.

Profile

De formation bac + 2 ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d’au moins cinq ans dans une fonction similaire. Vous faites preuve de rigueur et de méthode. On reconnait vos qualités d'écoute et de travail en équipe, ainsi que votre relationnel. Vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

 

Votre réactivité, votre adaptabilité vous sont nécessaires pour réussir dans cette fonction.

Entity

VINCI Construction France, filiale du Groupe VINCI et leader français du BTP, met au service de ses clients publics et privés, son excellence opérationnelle, ses savoir-faire d'entreprise générale et d'ensemblier, les ressources de ses 360 implantations réparties sur tout le territoire et le professionnalisme de ses 20 000 collaborateurs pour concevoir, financer, réaliser et exploiter tout projet de construction. VINCI Construction France intervient dans tous les métiers du bâtiment, du génie-civil, des réseaux, des métiers de spécialités et du développement immobilier.