Assistante de Direction H/F

  • Audit / Comptabilité
  • Paris
  • A négocier

Description

Assistante de Direction H/F

Dans le cadre d'un CDD de 3 mois, L'assistant(e) assurera les tâches de secrétariat, administratives et d'organisation du service selon les directives de sa hiérarchie. Il ou elle organisera et coordonnera pour un (ou plusieurs) manager la rédaction et la transmission d'informations et l'assistera dans les missions qui lui sont confiées en respectant la confidentialité. L'assistant(e) devra effectuer essentiellement tout ou partie des activités suivantes :

Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus
Contribuer à l'amélioration des processus et/ou procédures administratives
Contribuer à la réalisation de tableaux de bord
Contrôler les factures, les imputer et suivre leur règlement
Transmettre les informations nécessaires aux personnes ou services concernés

Recevoir et orienter les interlocuteurs

Gérer les dossiers (parfois confidentiels) de façon autonome

Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages, …..)

Traiter le courrier reçu (enregistrement, suivi) et le distribuer aux services concernés

Rédiger des courriers, notes et courriels

Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires

Saisir et présenter des documents informatisés

Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés

Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes

Enregistrer et assurer la traçabilité des documents

Gérer des abonnements et achats de documentation

Gérer l'agenda et les différentes tâches d'intendance de l'entité

Assurer la gestion du parc informatique et de la téléphonie

Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants)

Effectuer des remplacements durant les congés pour garantir la continuité du service

Organiser la logistique des réunions

Organiser des séminaires ou événements internes

Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation)

Assurer le budget et le suivi des factures fournisseurs de l'entité

Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes du département

Bonne connaissance des outils bureautique (Pack Office, etc)
Qualité d'organisation et respect de la confidentialité des informations traitées ou portées à connaissance

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Ils ont travaillé ici

Maude Visset
Etudiante à L'Ecole des Métiers de L'Environnement de Rennes

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