Assistant Administratif F/H

Description de l'offre

Rattaché(e) au Responsable d’Affaires Services de l’entreprise, vous avez la responsabilité de certaines tâches administratives liées au fonctionnement du Services. Vous êtes en contact direct avec les clients et avec nos partenaires. Vous avez également un lien étroit avec les collaborateurs rattachés au Services, et avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Sous l’autorité du Responsable d’Affaires Services :

    -  Gestion hotline téléphonique en journée (répondre aux appels de nos clients sous contrat de maintenance puis transférer les appels vers les techniciens + enregistrer les appels dans un logiciel métier afin d’en garder la trace – voir point ci-dessous)

    - Gestion logiciel de suivis des tickets liés à la Hotline : création des fiches en journée / affectation vers le bon interlocuteur / suivi du cycle de vie des fiches, de leur traitement et de leur clôture / relation clients par rapport à leur accès aux fiches et aux commentaires qu’ils pourraient y laisser

     - Création + suivi et relance retours et réparations fournisseurs (RMA) demandées par les clients / devis clients en fonction de l’expertise fournisseur / gestion globale des RMA demandés par les chefs de projet

     - Préparation de devis en support de l’équipe en place

      - Accusé réception commande + enregistrement commande + mise à jour tableau demande client

      - Suivi et relance des devis clients sans retour après élaboration de l’offre

      - Expéditions : préparation Bon de Livraison + demande transport + mise à jour tableau Pièces de rechange è en lien avec magasin

      - D’autres tâches à venir liées au développement du Services

Cette description n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des exigences du poste.

Profil recherché

Votre formation de Bac+2 ou 3, Assistant(e) Administratif (ve) ou assimilé et votre pratique vous ont permis de maîtriser l’utilisation de logiciels et d’outils bureaucratiques tels que Excel, Word, Powerpoint mais aussi les outils de communication (Internet et les messageries électroniques). Vous serez amené(e) à utilisez au quotidien nos logiciels métiers sur lesquels vous serez formé(e).

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), vous faire preuve d’un bon esprit de synthèse et avez le sens du relationnel. Votre polyvalence sera un atout pour ce poste. Vous intégrerez une équipe en place au sein de laquelle la cohésion à une place prépondérante.

À propos de VEF Industrie Rhône Alpes Maintenance et Logistique

Connexion, performance, efficience énergétique, datas : dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux mutations majeures : la transformation digitale et la transition énergétique. Ancrées dans les territoires et organisées en mode agile, les entreprises de VINCI Energies rendent les infrastructures d'énergie, de transport et de communication, les usines ainsi que les bâtiments chaque jour plus fiables, plus sûrs, plus efficients.
2021 : 15,1 milliards d'euros (chiffre d'affaires) // 85 700 collaborateurs // 1800 entreprises // 55 pays
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