Assistant(e) Administratif(ve) H/F

Description de l'offre

Vakom recherche pour son client, une entreprise familiale experte dans les Solutions en production d’énergie, un(e) assistant(e) administrative H/F

La société est basée à Toulouse dans le quartier du Busca.
Elle accompagne ses clients dans leurs projets de production hydroélectrique :
* - Exploitation de centrales en France et à l'international
* - Étude de faisabilité, montage de dossiers, négociation de contrats
* - Ingénierie, maitrise d’œuvre, construction
* - Maintenance, réhabilitation, mise aux normes

Vous aurez comme mission principale d’assurer le secrétariat général de l’entreprise et de son directeur.


* Gérer l'agenda du directeur
* Gérer le courrier – Affranchissement
* Saisir mettre en forme divers documents : courrier, rapport, fiche de constat
* Établir des devis et facturations, suivre les règlements en fonction de l'avancement des travaux
* Rédiger des bons de commande et suivi avec rapprochement factures et établir les relances.
* Établir des factures de production d'énergie sur le logiciel dédié
* Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’entreprise.
* Rédiger le cahier des charges techniques pour consultation d'entreprise, ainsi que les marchés de travaux afférant
* Constituer et préparer des dossiers, de marchés, de travaux
* Faire des rapports d'activité hebdomadaire, mensuel et annuel
* Recenser des informations régulières des collaborateurs en région
* Classer, archiver les documents et informations
* Préparer différentes réunions , établir les convocations et rédiger les comptes rendus de travaux
* Organiser les déplacements du directeur et des collaborateurs
* Prise de frappe avec Dictaphone

Profil recherché

- Bac +2 en administration ou dans un domaine connexe
- Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans un poste similaire
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives
- Excellentes capacités de communication écrite et verbale
- Sens du service client et aptitude à travailler en équipe
- Grande rigueur et souci du détail.