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Job description

Entreprise:
SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans les infrastructures de transports ferroviaires et urbains.
Depuis plus de 50 ans, SYSTRA accompagne ses partenaires et ses clients sur toutes les phases d’un projet, de la conception à la réalisation et de la construction à la maintenance.
Fort de ses 5700 collaborateurs, dont plus de la moitié à l’étranger, SYSTRA est un leader incontesté dans son secteur.
Systra est une entreprise handi-accueillante ; ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Poste et missions:
Contrôle des documents
- Contrôler l’utilisation des modèles et chartes graphiques utilisés dans le cadre du projet
- Contrôler la cohérence de l’ensemble des supports (GED, papier, électronique)
- Contrôler le respect de l’utilisation des éléments de codification établis (qualité)
- Garantir l’unicité des documents
- Contrôler les indices de révision
- Contrôler la présence du format natif + PDF
- Contrôler le dépôt des documents à la date indiquée dans les listes prévisionnelles
- Diffuser les documents papier/électronique aux bons intervenants pour validation,
information ou prise en compte, sur la base de la matrice de diffusion définie dans le
cadre du projet
- Enregistrer dans le système établi (GED, par ex.) ses propres documents : bordereaux de
diffusion, supports de formation, charte utilisateur, fiches questions/réponses, etc.
Reporting
- Suivre l’ensemble des documents entrants / sortants : nombre de documents déposés
par entité, nombre de documents en retard, nombre de documents validés ou refusés,
etc.
- Suivre les retours de validation et alerter la direction de projet de tout retard
Administration de l’outil de GED (ou tout autre outil de gestion documentaire)
- Gérer l’annuaire et les comptes utilisateurs (arrivées/départs)
- Administrer les circuits de validation
Assistance aux utilisateurs
- Former et accompagner les utilisateurs sur les procédures et l’utilisation de l’outil GED
(ou tout autre outil de gestion documentaire)
- Mettre à jour les supports de formation
Profil:
BAC à BAC+3 spécialisé (archiviste, documentaliste ou qualité)
Anglais courant.