Assistant Chef de Projets H/F

Description de l'offre

Au sein d'ASTON ECOLE IT, l'école du groupe SQLI, le pôle « Projets » a pour mission de trouver des offres de formation dans le domaine du numérique.

Ces offres de formation sont souvent proposées par les OPCA, Pôle Emploi, la Région Ile-de-France. Des parcours individuels sont également proposés dans le cadre de congés individuels de formation. Le poste consiste à mener à bien ces projets de formation en collaboration avec la responsable du pôle projets.

Position

En amont :

·  Recherche de financements pour des projets de formation, sous la direction de la responsable de projets
·  Élaboration de parcours de formation personnalisé pour les demandes individuelles
·  Aide à la rédaction d’appels d’offre, en collaboration avec la responsable

Dès validation de l’éligibilité à l’appel d’offre : 

·  Travail en collaboration avec le service pédagogique pour la mise en place d’un planning de formation avec sélection des formateurs pour chaque module
·  Travail en collaboration avec le service des Ressources Humaines pour le recrutement des futurs stagiaires : sélection de CV, organisation d’entretiens individuels ou réunions d’information collective, validation de la liste de candidats finale.

Préparation de la formation :

·  Transmission de tous les éléments concernant les candidats, selon les exigences de chacun des organismes : renseigner les différentes plateformes/logiciels (KAIROS, SAFIR, AGEFIPH,…), rassembler tous les documents administratifs nécessaires à l’inscription des candidats, préparer les dossiers d’entrée en formation de chacun des candidats.

Pendant la formation :

·  Veiller quotidiennement à l’assiduité des stagiaires (via le logiciel interne GASTON et les feuilles d’émargement), effectuer un suivi de leur cursus de manière individuelle et régulière,
·  Attester des assiduités de chaque stagiaire, de manière hebdomadaire ou mensuelle, selon les demandes des finançeurs
·  Pour les personnes en Congé Individuel de Formation : envoyer mensuellement les attestations de présence à l’entreprise et à l’organisme financeur.
·  Dans le cas de stages en entreprise, transmission des CV, points avec les tuteurs de stages, bilan de stage
·  Relations quotidiennes avec différents interlocuteurs du projet de formation (OPCA, entreprises, institutionnels, les prescripteurs …)

Fin de formation :

·  Bilan de fin de formation, questionnaire d’évaluation du centre et des formateurs
·  Transmission de tous les documents nécessaires selon les besoins des différents financeurs
·  Organisation des bilans, comités de pilotage avec les différents interlocuteurs du projet de formation

Tâches secondaires : 

·  Accueil téléphonique
·  Travail en collaboration avec le service communication : participer toute l’année à différents salons, rédiger des mailings pour la recherche de candidats, créer des affiches pour divers événements…
·  S’occuper de Baston, notre poisson combattant : changer l’aquarium tous les mois, le nourrir tous les jours, jouer un peu avec lui quand il s’ennuie.

Profil recherché

Profile

Conditions de travail :

·  Travail en équipe à horaires réguliers définis par le contrat de travail
·  Travail en intérieur – possibilité de déplacements durant les salons ou autres événements extérieurs

Compétences et aptitudes requises :

·  Anticipation
·  Autonomie
·  Organisation et rigueur
·  Dynamisme et réactivité
·  Suivre le rythme de travail soutenu de la Responsable de pôle, également dénommée Machine de Guerre ou Le Shérif
·  Aimer le travail en équipe joyeuse et qui aime se faire entendre !