Back Office Administrator

Description de l'offre

ROLE PRINCIPAL:

 

Le RCS BACK-OFFICE ADMIN est principalement responsable de la gestion de l'enregistrement / des devis / du contrôle final / de la facturation.

 

VOTRE MISSION:

 

RESPONSABILITÉ CLÉ 1/ Enregistrement des réparations

 

· 
Accuser réception des produits des points de ventes

· 
Identifier les clients et des produits

· 
Prendre note de l'état des produits (défauts esthétiques)

· 
Reporter la demande du client

· 
Transférer à l'équipe diagnostic (système "push")

· 
Réceptionner les pièces en retour des ateliers situés en boutiques

· 
Collecter des pièces détachées provenant des réparations effectuées au sein des ateliers situés en boutiques

· 
Transférer les pièces provenant des ateliers situés en point de vente vers le démontage

RESPONSABILITÉ CLÉ 2/ Création des devis de réparations

 

· 
Connaitre les catalogues de produits ainsi que des politiques de marques (services, critères de garantie, critères de gratuité)

· 
Connaitre les pièces détachées (être capable de trouver une référence de pièce détachée, d'identifier une pièce gérée vs. un consommable, connaître les pièces inclues à un service)

· 
Connaitre les bracelets en cuir (couleur, matière, finition)

· 
Comprendre un diagnostic technique et le traduire en termes commerciaux

· 
Être le lien entre l'équipe technique et le client

· 
Effectuer un contrôle de la disponibilité des pièces détachées

· 
Lancer le prélèvement des pièces détachées dans le système

· 
Définir les services et fixer le prix de la réparation (service et pièces détachées)

· 
Pouvoir estimer le délai de réparation en utilisant l'outil de calcul SLA

· 
Envoyer le devis au client

· 
S'assurer que tous les produits passés par le diagnostic aient un devis créé le jour même

  RESPONSABILITÉ CLÉ 3/ Contrôle final et facturation

 

· 
Effectuer le contrôle esthétique final du produit avant le scellage (contrôle de conformité, contrôle des pièces détachées remplacées, nettoyage et scellage du produit)

· 
Assurer un contrôle final "commercial" (le travail effectué et la facture correspondent au devis)

· 
Facturer les réparations et préparer les documents du client

· 
Préparer la pochette de réparation et transmettre à l'opérateur logistique RCS

· 
Assurer le regroupement des réparations par destination /client

· 
Veiller à ce que toutes les pièces dont le contrôle final est confirmé soient facturées le jour même

· 
Veiller à ce que les pièces détachées usagées suivent le flux de recyclage

RESPONSABILITÉ CLÉ 4/ Sous-traitance

 

· 
Appliquer les procédures d'envois et de retour de sous-traitance (interne et externe)

· 
Connaitre les différents types de sites de sous-traitance

· 
S'assurer que tous les produits à transférer soient envoyés le jour même

RESPONSABILITÉ CLÉ 5/ Soutien des équipes administratives

 

· 
Etre polyvalent dans la réception/expédition des réparations, les documents d'expédition et l'équipe supply & matching

· 
Soutenir l'équipe si désigné par le team leader

RESPONSABILITÉ CLÉ 6/ Échange avec les équipes

 

· 
Gérer les réclamations avec l'équipe logistique et l'équipe du service à clientèle

· 
Suivre le portefeuille de réparations et les délais des tâches

· 
Participer à la "réunion matinale" de l’équipe

· 
Effectuer les demandes d'absence dans le système informatique et dans le fichier de suivi du temps de travail de l'équipe

INDICATEURS CLÉS (Indicateurs Groupe):

· 
Formation administrative. Expérience dans le secteur du luxe et/ou du service à la clientèle du délai de réparation annoncé au client

· 
Gestion de données / qualité d'enregistrement des produits (ex : précision et utilisation limitée des références génériques) / productivité

VOTRE PROFIL:

 

·  Formation administrative avec 1 à 2 ans d'activité professionnelle en tant qu'assistant administratif ou en tant qu'administrateur logistique, idéalement avec une expérience dans le secteur du luxe et/ou du service à la clientèle.
·  Connaissances informatiques de base / Excel, Word, pdf
·  Français parlé et lu couramment et bonnes connaissances de l’allemand.
·  Excellentes compétences de communication orales et écrites
·  Compétences requises: efficacité, travail d'équipe, autogestion et grande capacité d’organisation