Secrétaire médicale - H/F

Description de l'offre

• Contexte et Mission

Ramsay Générale de Santé est le premier groupe de cliniques et hôpitaux privés en France. Le groupe est composé de 121 établissements et centres et traite toutes les pathologies en Médecine Chirurgie Obstétrique (MCO), Soins de Suite et de Réadaptation (SSR) et Santé mentale.

L'offre de soins de Ramsay Générale de Santé, centrée sur le patient, propose une prise en charge globale, coordonnée et personnalisée. Plus de 22 000 collaborateurs et 6 000 praticiens accueillent et soignent chaque année 1,6 million de patients au sein des établissements du groupe Ramsay Générale de Santé : ils sont le socle et le gage d'une prise en charge exigeante et responsable.

La Clinique de Villeneuve Saint Georges, située dans le Val de Marne compte un effectif de plus de 140 ETP et 50 praticiens libéraux. Sa capacité d’accueil est de 150 lits et places.

Ses principales activités médicales et chirurgicales sont : La dialyse, l’orthopédie, le viscérale, l’urologie, l’ORL, le gastro-interventionnel, la gérontologie…

Nous vous proposons de rejoindre nos équipes motivées par une dynamique d’Etablissement permettant à chacun de de se réaliser dans un esprit convivial.

Participation à la gestion des entrées des patients:

• La DHE (demande d’hospitalisation électronique avant l’arrivée du patient dans le service).
• Gestion administrative des dossiers patients.
• Demander le dossier médical aux archives (si patient connu de la clinique).
• Saisie des coordonnées des correspondants sur Mediboard (familles, médecin traitant et autres spécialistes, personne de confiance, personnes à prévenir ……)
• Convoquer le patient en cas d’hospitalisation programmée (exemple : patients à transfuser ) (appeler le patient ou sa famille et convenir de la date et l’heure d’arrivée ).

Pendant le séjour :

• Organiser les RDV avec les familles (RDV téléphoniques ou contact direct). Les familles seront dirigées par l’accueil ou par les infirmières du service au secrétariat de médecine pour les prises de RDV avec le médecin pour faire le point.
• Photocopier et scanner certains documents importants apportés par le patient, à joindre au dossier du patient à joindre à son dossier.
• Entretien du dossier médical à l’entrée (Copie pièce d’identité, attestation d’assurance, mutuelle, lettre de liaison du médecin adresseur, dossier médical des urgences, ranger les documents des examens complémentaires ,…)
• Gérer les communications externes (appels de médecins de ville ou d’autres établissements de santé, HAD, SSIAD, pharmaciens… ) dans les deux sens (me transférer les appels ou les appeler à ma demande si besoin).
• Demande de RDV de Consultations spécialisées ( neurologie, chirurgie, ….. )
• Aider à récupérer les compte-rendu d’anciens séjours et les résultats des examens faits en externe/ IRM, scintigraphie….
• Saisie des courriers (lettre de sortie, compte rendu d’hospitalisation, lettre de consultation…).
• Saisir avec le médecin les demandes de placement en SSR sur le logiciel TRAJECTOIRE, dès l’arrivée du patient en précisant la date voulue de transfert pour raccourcir la DMS.
• Assister aux réunions de service pour les patients hospitalisés organisées tous les jeudi (réunion avec médecin, IDE et AS).
Participation à la sortie du patient :
• La secrétaire doit confirmer la sortie du patient (au plus tard la veille de la sortie) à la famille ou à l’organisme qui le prend en charge (Maison de retraite, IDE à domicile, SSIAD, HAD…)
• Elle prépare les documents à remettre au patient à la sortie (bilans biologiques, pochette de radios, scanners, échographie, IRM en gardant un double du compte-rendu de l’examen dans le dossier médicale du patient.).
• Elle récupère les fiches suiveuses des patients sortants.
Après la sortie :
• La saisie et l’envoi des compte-rendu d’hospitalisation aux divers correspondants médicaux, idéalement à poster le jour de la sortie.
• Elaboration d’autres courriers, certificats…
• Archivage des dossiers médicaux traités.
• La transmission des dossiers au bureau DIM pour les codages.
Autres missions :
• Faxer, tous les matins, la disponibilité des lits en médecine aux services des urgences (documents déjà établis ainsi que la liste des services avec leurs numéros de fax).
• Gestion des agendas médicaux (RDV réunions, consultations, familles, représentants de labo…).
• Gestion des fournitures de bureau.
• Elaborer le tableau mensuel d’activité du service de Médecine (statistiques des entrées /sorties et les différents médecins et services adresseurs de patients).

Profil recherché

Profil

Qualités et compétences requises :

• Maîtrise du vocabulaire médical.
• Maitrise des règles de grammaire et d’orthographe.
• Prise d’initiatives, autonomie.
• Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.
• Capacité d’écoute.
• Traiter des situations conflictuelles.
• Discrétion.
• Respect du secret médical.
• Dynamisme.
• Ponctualité.
• Travail en équipe.