Responsable Secrétariat médical (H/F)

Description de l'offre

Statut: employé(e) Période d'essai: un mois renouvelable une fois Supérieur hiérarchique: Chef du Personnel Emploi du temps: du lundi au jeudi de 8H30 à 17H00 avec 3/4 d'heure de pause déjeuner non rémunérée et le vendredi matin de 8H30 à 12H30. Niveau d'études minimum requis: bac + 2 Connaissance de la terminologie médicale. Connaissance outils bureautiques indispensable (dont WORD pour la frappe). Formation interne aux logiciels eLISAGENDA et MEDIBOARD. Description du poste: Liste non-exhaustive des tâches et périmètre professionnel d’activité : Tâches quotidiennes: - Frappe de comptes-rendus et courriers pour environ 6 praticiens exerçant à temps partiel (soit environ 20 heures par semaine); - Encadrement de terrain de plusieurs secrétaires et employés administratifs (soit, au total 13 personnes dont 6 à temps partiel) s'occupant de l'accueil et du secrétariat de l'ORL et de l'OPH (horaires, congés, récupérations, affectation des tâches) ; Tâches ponctuelles: - Suivi des primes de présentéisme et de ponctualité pour 5 secrétaires dont trois secrétaires du 6ème étage et les deux secrétaires médicales du service dermatologie au 7ème étage ; - Organisation des plannings des orthoptistes vacataires (environ 5) travaillant en délégation des tâches avec un praticien, rendu des fiches d'activité au service paie et Direction; - Organisation des staffs médicaux mensuels, en lien avec le Chef de service (invitations, réponses, contact avec le laboratoire sponsor, etc.) ; - Interlocutrice du Chef de service pour diverses demandes, interlocutrice des médecins OPH pour diverses demandes, lien entre le Chef de service et les praticiens OPH, lien entre les praticiens OPH et la Direction ; - Tenue du planning d'occupation des bureaux ; - Gestion des commandes de fournitures de bureau ; - Accueil des nouveaux médecins et orthoptistes ; - Règlement des litiges liés à l’accueil des patients (problématiques liées à la sécurité sociale, la mutuelle, les règlements et à l’urgence ou non de la consultation); - accueil des patients en cas de pic d'activité ou d'absence de secrétaire, par exemple à l'ouverture du service.