Stage Assistant de manager action sociale réseau des territoires (H/F)

Description de l'offre

Assurer l'interface et la priorisation dans les relations internes ou externes : ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ - Effectuer la priorisation dans la réception, le traitement et la transmission des appels téléphoniques - Orienter les différents interlocuteurs - Réceptionner, prioriser et traiter les courriers et les courriels de la direction ou du service concernés - Assurer la conception des modèles de courrier et rédiger la correspondance - Assurer les relances le cas échéant, le respect des délais et des circuits de validation - Organiser et gérer les rendez-vous, les réunions et les déplacements, superviser les activités logistiques liées à la préparation des réunions (recherche des lieux de séminaires, organisation de réunions d'encadrement, prises de contacts, déplacements...) - Gérer les relations internes et externes de la direction ou du service Participer à la planification et la priorisation des activités : ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ - Mettre à jour les agendas - Planifier et proposer la priorisation des réunions, les rendez-vous et congés - Suivre les échéanciers et les faire respecter - Participer à la planification des activités et contribuer à la gestion d’une activité, d’un service, ou d’une équipe par une spécialisation dans le domaine Assurer le traitement des informations spécifiques au domaine : ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ - Rédiger et contrôler les procès-verbaux, comptes rendus de réunion en respectant leur niveau de confidentialité et en assurant leur suivi - Assurer la mise en forme de la documentation- Réaliser des statistiques, assurer le suivi et l'adaptation des tableaux de bord - Effectuer le suivi budgétaire en émettant les alertes et en contrôlant le respect des engagements contractuels - Relever les erreurs ou incohérences liés au traitement des informations, proposer les actions correctives - Piloter la réalisation et le suivi d'activités administratives spécifiques au domaine (ex : ressources humaines, finances, techniques, comités et commissions...) : structurer et mettre en forme des données fournies pour produire/constituer des dossiers, contrats, rechercher des informations et les exploiter - Suivre des dossiers complexes ou confidentiels, rédiger des modes opératoires de traitement administratif - Sélectionner et communiquer opportunément toute information susceptible d'améliorer le fonctionnement des équipes Assurer la recherche des informations, élaborer et proposer le plan de classement, les normes de gestion documentaire : ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ - Constituer, alimenter et mettre à jour les dossiers et les fichiers - Rechercher les informations, effectuer des synthèses, contrôler les informations et réaliser leur diffusion - Organiser et mettre en œuvre le classement des dossiers papiers et numériques - Participer à la traçabilité des échanges - Conduire toute activité visant à optimiser les conditions matérielles d'exercice de la fonction de son ou des responsables - Rendre compte de son activité auprès de son responsable selon les normes et procédures fixées par sa hiérarchie - En fonction des besoins de l’organisation : peut piloter et animer fonctionnellement un(e) ou plusieurs assistant(e)s Qui est Humanis ? Paritaire et mutualiste, Humanis est profondément ancré dans les valeurs de l’économie sociale et entend bâtir les solutions d’avenir de la protection sociale responsable et innovante des personnes tout au long de leur vie. Humanis s’engage à apporter durablement à ses clients, particuliers et entreprises, des solutions et des services de qualité, pour aider chacun à mieux vivre, à tout âge et dans toute situation. Stage à pourvoir début Juin pour une durée de 2 mois sur le site boulevard Vauban à Lille