Assistant de direction (H/F)

Description de l'offre

Rôle Objet (résumé général du rôle de haut niveau)

Fournir un support complet et efficace aux assistants du co-responsable de
la banque mondiale.

Responsabilités principales: activités clés:

• Représenter le banquier en faisant preuve de confidentialité, de discrétion et de sensibilité personnelle dans tous les aspects du rôle, en faisant preuve de jugement et en prenant des décisions en son nom.
• Posséder et gérer plusieurs agendas complexes, en prenant des initiatives pour résoudre les conflits et en anticipant les besoins du banquier, en veillant à ce que les réunions soient programmées de manière efficace, en coordonnant avec toutes les parties concernées pour assurer la meilleure utilisation possible du temps.
• anticiper, coordonner et gérer les horaires complexes des voyages internationaux et des réunions et préparer les itinéraires;
• Rapprochement et soumission en temps voulu de tous les frais de déplacement
• liaison étendue avec les clients, maintien des relations avec les clients au niveau supérieur (y compris les assistants clients)
• Gérer et maintenir des réseaux de communication clés, en établissant d'excellentes relations au sein de l'équipe et en maintenant des relations efficaces en faisant preuve de discrétion, au besoin
• Prendre en charge toutes les demandes, résoudre, escalader ou identifier d'autres contacts, selon le cas.
• Gestion proactive de toute la correspondance et des actions de réunion
• Anticiper les problèmes, proposer des solutions pratiques et opportunes, en se référant au besoin à la hausse
• Participer au maintien de l'activité client / marché et à la préparation / distribution de dossiers d'information, présentation en cas de besoin
• Anticiper et fournir / rassembler tous les documents pertinents en comprenant la nature des travaux / projets en cours de l'équipe
• Maintenance des informations client sur les systèmes HSBC
• Gérer et organiser des projets de grande envergure / conférences en fonction du rôle.
• Fournir un soutien et un encadrement aux autres, rechercher activement des connaissances et les partager avec d'autres
• Fournissez une couverture, le cas échéant, en collaborant avec les autres membres de l'équipe, en veillant à ce que les lignes téléphoniques soient disponibles en permanence.
• Démontrer systématiquement une volonté de prendre en charge / résoudre les problèmes à mesure qu'ils se présentent et la capacité d'identifier les problèmes pour une référence ascendante
• Veiller à ce que les banquiers se conforment et respectent en temps voulu les politiques, procédures et protocoles de la HSBC, y compris le processus d'évaluation des performances.
• Respectez les règles et cherchez à utiliser les solutions les plus rentables, par exemple, les demandes de déplacement / dépenses respectent les règles et le budget, encouragez une plus grande utilisation de la visioconférence au lieu des déplacements, gérez les réservations de salles (no shows), etc.
• Modèle de rôle et ambassadeur des comportements et des compétences souhaitables en matière de secrétariat, assurant la couverture des autres membres de l'équipe, sur demande.
• Assistance technique, par exemple pour des présentations, des vidéoconférences, etc.
• Archivage et destruction des archives
• tâches ad hoc selon les besoins de l'entreprise

Profil recherché

Qualifications :

Compétences / connaissances et expérience requises:

• Expérience dans les relations avec les personnes du niveau senior / C-Suite
• Démontrer de solides compétences organisationnelles, agir régulièrement de sa propre initiative, en soulignant les problèmes et en suggérant des solutions possibles.
• Faites preuve de confidentialité, de discrétion et de sensibilité personnelle dans tous les aspects du rôle.
• fortes compétences de travail en équipe
• Capacité à établir et entretenir de solides relations internes et externes
• Escalade rapide des problèmes
• Proactif avec de bonnes compétences organisationnelles et planification
• Excellentes aptitudes de communication
• Le professionnalisme du projet doit toujours être résilient sous la pression