Office Manager

Description de l'offre

Heaven, groupe de conseil en communication et marketing online, recherche un(e) assistant(e) pour seconder l'équipe Back-Office de l'agence.

En soutien aux Services Généraux, RH, Commercial et Communication, vous contribuer activement à la gestion quotidienne de l'agence (80 personnes) :

Assistanat Général :
- Gestion de l'accueil de l'agence
- Réception du courrier et distribution
- Organisation de rendez-vous, réservation de salles de réunions, déjeuners, voyages…
- Classement et gestion administrative

Services Généraux :
- Achat des fournitures
- En charge du « bon état » des locaux de l'agence : suivi des petits travaux d'entretien, gestion des espaces communs, approvisionnement des salles de réunion…
- Interface avec les différents prestataires (téléphonie, informatique, fournisseur de café et boisson, entreprise de nettoyage…)

Ressources Humaines :
- Gestion du personnel
- Programmation des visites médicales
- Prise de rendez-vous

Gestion commerciale :
- Mise à jour du fichier client
- Suivi de devis fournisseurs
- Enregistrement des contrats client et suivi des échéances

Communication :
- Participer à la rédaction et à la publication des cas clients et mise en ligne sur le site internet de l'agence
- Aide à l'organisation d'événements externes et internes (évènements clients, séminaire annuel…)
- Suivi de budget
- Achat et traitement des cadeaux client et des « goodies » heaven

Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu(e) pour votre grand sens de l'organisation, votre rigueur, votre capacité à anticiper et votre réactivité.
Vous êtes doté(e) de réelles qualités rédactionnelles et relationnelles, d'une bonne gestion des priorités et savez évoluer dans un domaine complexe et exigeant.
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Rédigez-nous une belle lettre inspirée en l'accompagnant de votre CV, et envoyez-nous le tout par mail : ************@*******.** avec la référence OFFICE.

Offre de poste en CDD de 12 mois.
Poste basé au cœur de Paris, métro Sentier.


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Pour postuler :
************@*******.**

Profil recherché

Votre profil :
• Formation Bac +2, type Assistanat de Direction/ Manager
• Une première expérience sur le même type de poste est souhaitable
• Orthographe irréprochable,
• Bon rédactionnel et aisance à l'oral,
• Maîtrise du pack office.

Vos atouts :
• Vous êtes débrouillard(e) !
• Vous avez une personnalité dynamique et créative
• Vous ne pouvez pas vous empêcher d'être de bonne humeur, d'ailleurs on vous dit souvent que votre sourire est communicatif
• Vous appréciez le travail en équipe, et avez des facilités à échanger

À propos de Heaven

Heaven, groupe de communication et marketing online, optimise la présence et les investissements des marques sur le Net.
Ses compétences incluent notamment le conseil, la stratégie de moyens, le conseil média online, le marketing communautaire, les études, la formation, la production de contenus, le suivi de production et la direction artistique.
Heaven compte parmi ses clients actifs des marques comme Microsoft, Pampers, Ferrero, Samsung, Caisse d'Epargne, Ebookers, Lancôme, Puig…
Le groupe Heaven est composé de 80 consultants aux métiers complémentaires.