Assistante administrative et comptable (H/F)

Description de l'offre

Notre cabinet d'expertise comptable, d'audit et de conseil, situé près de l'Etoile, recherche une Assistante administrative (de Directeurs de mission) et comptable Nous travaillons dans l'économie sociale (en oeuvrant pour une amélioration du dialogue social dans l'entreprise en conseillant les Comités d'entreprise), les associations et les TPE / PME. Finalité : donner une bonne image du cabinet, assister les experts comptables et décharger l’équipe de tâches administratives liées à la gestion du cabinet et au traitement des dossiers clients. En relation avec : La position hiérarchique : EC associés, managers et directeurs de mission La position fonctionnelle : toute l’équipe du cabinet. Les relations externes : avec les clients et tous les correspondants du cabinet au téléphone ou à l’accueil, les partenaires, l’ordre des EC... Compétences nécessaires : Savoir-faire / Savoir / Savoir comportemental Mission n°1 : Accueil physique et téléphonique Résultats attendus : Aucun appel perdu et les correspondants bien reçus et bien orientés Tenue partagée du standard Accueil physique « partagé » Gestion du planning de Manager et DM (Directeur de mission) Mission n°2 : Tâches administratives et secrétariat du cabinet Résultats attendus : Être disponible, rapide et efficace Gestion des courriers/fax/e-mails Suivi du matériel et des fournitures Classement Ponctuellement : secrétariat et suivi administratif divers (Organisation de réunion, de formation, Gestion des convocations, Gestion de la logistique (salle de formation, déplacements, repas…), Rédaction / diffusion d’un compte rendu, Tenue de fichier, de base de données Mission n°3 : Tâches administratives liées aux dossiers clients et à la gestion du cabinet Résultats attendus : dégager du temps aux EC et collaborateurs Préparation de documents (Reprographie et reliure de dossiers et documents, Préparation de plaquettes : photocopies, classement, reliures, Etablissement de tableaux de travail et tableaux de bord, Saisie de rapports selon les données et la trame de saisie de l’EC (audit, …) Envoi de documents comptables (Vérification de cohérence des documents à envoyer, Respect des échéances, des destinataires et des procédures d’envoi, Rédaction des courriers et bordereaux d’accompagnement, Télétransmission de documents dématérialisés par les responsables de portefeuille et vérification des accusés de réception) Lettres de mission (Rédaction des lettres, avenants ou modifications en fonction des éléments fournis par l’EC, Mise en forme selon la trame « type » du cabinet Etablissement de la facturation du cabinet sous la supervision du Manager et DM (Etablissement des tableaux prévisionnels annuels de facturation par collaborateur, Edition régulière des fiches de suivi des temps remises à l’EC, Saisie et édition des factures selon les données de l’EC (tableau annuel actualisé), Envoi et suivi des factures, relances clients, Mise en place des prélèvements bancaires, Edition des bordereaux de remise de chèque et dépôt à la banque, Enregistrement des règlements dans la comptabilité du cabinet) Mission n°4 : Contribuer au bon fonctionnement du cabinet et de la relation client Résultats attendus : satisfaire les clients grâce à un travail d’équipe efficace Mission n°5 : Contribuer au bon recouvrement des créances clients Résultats attendus : s’assurer du règlement des créances clients dans les délais convenus Enregistrement des encaissements clients Suivi des comptes clients et justification des soldes pour l’établissement des tableaux de bord mensuels et des situations comptable ou des comptes annuels Relances et suivi régulier des clients en retard de règlement Etablir la balance âgée des clients S’assurer du respect des engagements des clients quant aux délais de règlement