CDD - Agent-e d'accueil et administratif (H/F) - Ecole de musique de Wazemmes

Description de l'offre

Description de l'offre

Type d'emploi :

Type de contrat : poste temporaire

Cadre d'emploi : Adjoint-e-s administratifs-ives territoriaux-ales

Lieu : Lille, Nord-Pas-de-Calais, FR

Référence : PML01979

Date de mise en service : 15/10/2016

Fonction de Rattachement :  Responsable de l’école de musique de Wazemmes

Fonction(s) encadrée(s) :

Aucune


Raison d'être :

Assurer l’accueil et le suivi des élèves de l’école de musique, en lien avec les enseignants et le directeur de l’école de musique ; assister celui-ci sur toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’école.

Contexte et environnement:

- Ecole de musique fréquentée par 180 élèves

- Contacts directs et permanents avec les publics (élèves, parents d’élèves)

- Le poste nécessite une relative autonomie (l’agent est seul sur le poste)

- Poste à 28h hebdomadaires avec horaires atypiques et nécessité d’une souplesse (horaires ponctuellement modifiés en fonction des programmations de concerts et auditions).

- Horaires-types : 14h00-19h30 du lundi au vendredi / mercredi matin : 9h00-13h00 ainsi qu’une  matinée 9h00-12h00 sauf pendant les vacances scolaires  (horaires de bureau 9h00-17h00 + pause méridienne).

Dimension et moyens :

Outils bureautiques et informatiques

Mission :

Accueil

- Accueillir, orienter et surveiller les élèves,

- Accueillir le public (parents d’élèves, services municipaux…) sur place ou par téléphone et le renseigner

- Participer à la logistique du fonctionnement courant de l’école et des manifestations (placement de chaises et pupitres pour les auditions), suivi des clés et des alarmes

Secrétariat

- Effectuer et mettre à jour l’inventaire du matériel (instruments de musique et matériel son), du mobilier et des partitions ; assurer le suivi des prêts de matériel musical  ;

- Assurer les tâches liées à la scolarité des élèves (suivi des inscriptions, présences….)

- Assurer le suivi des fournitures courantes, et du prestataire d’entretien

- Gérer en partie l’agenda du directeur

Responsabilités et Résultats attendus:

• Maintenir dans l’espace d’accueil et l’ensemble des locaux  une atmosphère propice au bon déroulement des cours

- Représenter l’image de marque de la Ville auprès des élèves et de leurs parents

 - Avoir un suivi précis des messages, des contacts, des  modifications de planning, etc. et relayer l’information auprès de sa hiérarchie

- Savoir gérer avec sérénité une activité irrégulière comportant des moments d’affluence où la disponibilité aux autres est essentielle, et des moments de calme relatif dont il faut profiter pour anticiper sur les différentes tâches administratives

Interface :

- Contacts directs et permanents avec les publics (élèves, parents d’élèves, professeurs, services municipaux et prestataires extérieurs)

- Travail en réseau avec les autres écoles de musique, le Faubourg des Musiques, le Conservatoire

- Lien avec les autres services culturels et autres services municipaux (services techniques, mairie de quartier, achats, finances, RH (suivi des arrêts maladies…)

Compétences métiers :

- Formation de type bac + 2 souhaitée ; bon niveau de culture générale

- Connaître le fonctionnement et les procédures administratives des collectivités territoriales      

- Connaître le fonctionnement et les activités des écoles de musique municipales et du Faubourg des Musiques (ou être capable d’acquérir rapidement cette connaissance) 

- Maîtriser la bureautique (Word, Excel) et la messagerie électronique ; être capable d’appréhender rapidement le logiciel métier Imuse (gestion de la scolarité)

- Parfaite maîtriser de l’orthographe et de la syntaxe

- Capacités rédactionnelles (savoir rédiger un courrier administratif notamment)

Compétences comportementales :

- Avoir des qualités relationnelles avérées (sens de l’accueil, amabilité et fermeté, maîtrise de soi)

- Etre capable d’informer et d’orienter rapidement et efficacement les publics

- Aimer le contact avec les enfants et les adolescents

- Avoir une bonne présentation (tenue vestimentaire)

- Faire preuve de responsabilité (surveillance des élèves en inter-cours) et de ponctualité

- Etre capable de travailler de façon autonome : respecter les consignes données et délais, savoir organiser son temps de travail, savoir prendre des initiatives

- S’intéresser au milieu de l’enseignement musical

- Respecter les devoirs de discrétion, de réserve et de neutralité

- Faire preuve de déontologie professionnelle (travail au contact d’enfants et d’adolescents)

Régime indemnitaire :  

Points NBI :  0

Primes de fonction :