Apprenti(e) -Assistant PM -Document Controller - H/F

Job description

3139908
Additional Cities

Massy
Career Level

Co-op/Intern
Relocation Assistance

No
Business

GE Power
Business Segment

Power Grid Solutions
Function

Services
Country/Territory

France
Postal Code

91300
Role Summary/Purpose

Assist a group of Project Managers in charge of a Portfolio of Projects type Turnkey, on activities related to project management and more particularly Document Management. The Person will ensure project documentation completeness, control and traceability along all project phases from Project Initiation throughout completion, as well as consistency across all projects.
Essential Responsibilities

Le/La titulaire du poste aura pour mission
d’assister un groupe de chefs de projets en charge d’un portefeuille de projets
de type clé en main, dans le cadre d’activités liées à la gestion de projet et
plus particulièrement la gestion documentaire. Il/Elle garantira
l’exhaustivité, le contrôle et la traçabilité de la documentation du projet
tout au long des phases du projet, depuis le lancement du projet jusqu’à son
achèvement, et veillera à la cohérence entre tous les projets.

• Assist Project Manager in maintaining project scheduling, costing, risk register 
• Maintain document control processes and procedures in place.  
• Ensure Document Management accordingly to established procedures or standards (documents numbering, formats, issuance, review, dispatch, recording and archiving) in PMP / PQP 
• Ensure the use of standardized forms and templates by all Project Team Members 
• Set-up Projects folders according to established standards and maintain them up to date 
• Manage all flows of documents either in electronic form or on paper support, as needed 
• Maintain the Master Documentation List (MDL) in cooperation with the Project Team, Planner 
• Maintain the Correspondence template of the project in cooperation with the Project Team, Planner 
• Maintain and manage electronic and hard copy documents as required in PMP / PQP 
• Process incoming documentation (registration in the DMS, internal distribution, archiving
• Process outgoing documentation (transmitted to client, Suppliers and 3rd parties by PM by mail or e-mail) 
• Makes sure that controlled copies of latest approved documents (last version) and drawings are distributed internally and externally (Clients and Suppliers) as per the Projects’ specific documentation management procedures. 
• Ensure all drawings / documentation are correctly identified, distributed and filed/stored 

• Communicate and liaise with Project team, Contract Manager, Planner, Site Manager, Local Project team, Global Central team 
• Ensure Document production according to the MDL (Master Documentation List and Monthly reports – Liaise with Project team and 3rd party (consortium partner) 

• Follow-up Approval process with Customer

Qualifications/Requirements

• Aider le chef de projets à gérer le calendrier du projet, l’établissement des coûts et le registre des risques connexes 
• Gérer les processus et les procédures de contrôle documentaire en place 

• Assurer la gestion documentaire conformément aux procédures ou normes établies (numérotation des documents, formats, publication, révision, distribution, enregistrement et archivage) dans PMP/PQP 
• Garantir l’utilisation de formulaires et de modèles normalisés par tous les membres de l’équipe de projet 
• Organiser les dossiers des projets selon les normes établies et les maintenir à jour 
• Gérer tous les flux de documents au format électronique ou papier, le cas échéant 
• Gérer la liste des documents principaux (MDL) en coopération avec l’équipe de projet et le Planificateur 
• Gérer le modèle de correspondance du projet en coopération avec l’équipe de projet et le Planificateur 
• Gérer les documents électroniques et papier dans PMP/PQP selon les besoins 
• Traiter la documentation entrante (enregistrement dans le DMS, distribution interne, archivage) 
• Traiter la documentation sortante (transmission au client, aux fournisseurs et aux tierces parties par le chef de projets via courrier ou e-mail) 
• Veiller à ce que des copies contrôlées des derniers documents (dernière version) et schémas approuvés soient distribuées en interne et en externe (clients et fournisseurs) conformément aux procédures de gestion documentaire spécifiques au projet
• Veiller à ce que tous les schémas/documents soient correctement identifiés, distribués et classés/enregistrés 
• Communiquer et collaborer avec l’équipe de projet, le Responsable Contrats, le Planificateur, le Responsable du Site, l’équipe de projet locale, l’équipe Global Central 
• Assurer la production des documents conformément à la MDL et aux rapports mensuels ; collaborer avec l’équipe de projet et les tierces parties (partenaires du consortium) 
• Suivre le processus d’approbation avec le client 

Qualifications:

• Bachelor Student in Engineering (preferably) with strong interest in Project Management 
• Advanced MS Office skills helpful (Excel mandatory)
• Fluent in English, as primary reporting language 
• Communication 
• Teamwork and relationship

Étudiant(e) en ingénierie (de préférence) portant
un vif intérêt à la gestion de projets 

Une parfaite maîtrise de MS Office
serait un atout (maîtrise d’Excel obligatoire) 

Maîtrise de l’anglais comme
principale langue de reporting 

Communication

Esprit d’équipe et bon relationnel

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