ADMINISTRATION ET SUPPORT LOGISTIQUE - ASSISTANAT ET GESTION AdsiNISTRATIVE

Description de l'offre

Contrat

CDD

Durée du contrat

4 mois

Poste

Assistant de Direction Juridique

Lieu

Boulogne-Billancourt (92)

Missions principales et responsabilités permanentes

* Prioriser et optimiser l'activité de la Directrice en fonction des situations, des urgences et des imprévus (tenue d'agenda, accueil, traitement du courrier, organisation de réunions, déplacements professionnels, anticipation des besoins et demandes, remontées des infos, gestion des priorités et des délais...)

* Filtrage physique, téléphonique (point d'entrée avec les interlocuteurs internes et externes)

* Participer à l'élaboration et au suivi des dossiers stratégiques et/ou critiques liés à l'activité de l'entreprise

* Assurer à l'égard des tiers la communication de la Direction et assurer une bonne coordination (bien connaître tous les dossiers traités par la Direction)

* Organisation de la Direction (organisation d'un séminaire, du déménagement du siège, organisation réunions de direction, réunions de pôles ...)

* Assurer la tenue des dossiers du Directeur (classement physique et numérique, archivage, numérisation des dossiers) – Organisation de son agenda avec le Directeur et les autres membres de la Direction DJUR .

* Contribuer au passage au numérique de la Direction Juridique

* Assurer la gestion du budget de la direction

* Gestion du personnel de la Direction – Tenue d'un calendrier des congés/absences etc …

* Assurer la transmission d'information en cas d'absence de son directeur

* Suivi des abonnements juridiques

* Assurer le suivi et établissement de DAI (demande d'achat informatisée)

Activités proposées / Relations internes & externes

Autres missions principales et permanentes
* Participation/assistance auprès de la Directrice (Secrétaire du Conseil) de l'organisation des instances "Corporate" (CA- AG – Comités ...)
* Participation et assistanat du pôle CORPORATE (Droit des Sociétés) consistant en l'organisation des instances de la maison mère FDJ :
1. fixation d'un calendrier annuel des instances - fixation de dates pour les CA, AG, Comités d'Audit, Comités Stratégique, Comités DD, Comités des Nominations et des Rémunérations)
2. relances téléphoniques
3. organisation du jour J (mise en place de l'accueil pour les personnes extérieures, organisation d'un repas/cocktail, mise en place de la salle du conseil (informatique/eau thé café/chevalets/documents à déposer sur table)
4. rédaction mails de convocation
5. Correspondances par mail avec les administrateurs
6. Utilisation et maîtrise de LEADINGBOARDS (plateforme digitale de gestion des instances) (mise en ligne des documents, mise à jour des instances, mise à jour des membres des différentes instances, tenue de la bibliothèque des documents, émission d'avis informatifs

Activités proposées / Relations internes & externes (Suite)

• Relations avec l'ensemble des autres Directions et notamment les assistantes de Direction.
• Relations avec les Administrateurs et membres des différentes instances et notamment avec leurs assistantes.
• Relations avec des cabinets d'avocats

Nombre de poste à pourvoir

1

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Bac+2

Conditions

.

Demandeur

Poste à pourvoir le

03/07/2017

Profil recherché

Compétences et profil requis

• Aisance orale et rédactionnelle
• Bon relationnel