Assistant(e) de direction du département recherche - h/f

Description de l'offre

Missions : L'Assistant(e) de Direction du département Recherche aura en charge le rôle central d'accompagnement du Directeur de la Recherche de l'ESTP Paris dans ses missions de direction auprès du groupe, notamment pour : - Le suivi de l'organisation :  Suivi de l'agenda du directeur et du département  Préparation des réunions, instances et évènements du département : planification et organisation des réunions, logistique, aide à la préparation des supports de réunion, regroupement et synthèse d'indicateurs, rédaction des comptes rendus, suivi des activités auprès des personnels - La gestion administrative :  Mise à jour des bases de données du département  Accueil des nouveaux entrants (stagiaires, doctorants, chercheurs invités, enseignants-chercheurs permanents…) et en interface avec les services support, création des comptes informatiques, attribution et préparation des bureaux  Gestion et archivage des documents administratifs (conventions de stage, contrats de partenariats, ...) et des rendus (rapports, thèses, articles, ...)  Constitution des dossiers de réponse aux enquêtes administratives (HCERES, CTI, …) et presse  - La gestion des achats et le suivi budgétaire :  Organisation des déplacements des personnels, inscription aux congrès  Emission des bons de commandes, réceptions des livraisons  Suivi et contrôle des budgets des équipes  Suivi des déclarations d'heures des équipes- Le suivi de la communication :  Circulation interne des informations  Mise à jour du site internet du département  Regroupement des éléments de communication en vue d'une diffusio

Profil recherché

Profil :  Maîtrise des techniques de secrétariat : gestion d'agenda, rédaction de courriers et courriels, comptes-rendus de réunions, gestion d'un système de classement et d'archivage,  Maîtrise des outils de bureautique, de communication et de gestion de l'information (via Office 365),  Bonne expérience du suivi administratif et de gestion d'un service, et des outils associés,  Capacité à hiérarchiser les tâches et gérer les priorités,  Autonome dans ses missions, prise de responsabilités et initiatives,  Goût pour les échanges et le travail en équipe,  La connaissance du milieu de la recherche serait appréciée,  La maîtrise de l'anglais oral et écrit est un plus indéniable

À propos de ESTP

Présentation générale de l'école :
L'ESTP Paris est une Grande École d'Ingénieurs qui forme des cadres dans le vaste domaine de la construction et de l'aménagement du cadre de vie. Elle a un effectif d'environ 3 000 étudiants, dont 2 500 élèves ingénieurs et étudiants en Masters, 300 en formations techniciens spécialisés et licence professionnelle, 200 en Mastères Spécialisés®. Elle a des activités de formation continue et de recherche innovation.
Elle est implantée sur quatre sites, à Paris pour la formation continue, en proche banlieue à Cachan pour toutes les formations initiales et la recherche, à Troyes depuis la rentrée 2017 pour une partie de la filière Ingénieur – spécialité Bâtiment, ainsi qu'à Dijon depuis septembre 2019 pour une partie de la filière Ingénieur – spécialité Travaux Publics.
Elle développe régulièrement de nouvelles formations (formation d'ingénieur sous statut apprenti en 2012, licence Professionnelle Projeteur et Bureau d'études en 2014, Licence Topographie en 2017) ou des partenariats et double-diplômes (10 % des élèves ingénieurs de l'ESTP Paris sont diplômés Ingénieur-Architecte) etc.
Elle est membre associé de la COMUE UPE (Université Paris Est) et de l'URCA (Université Reims Champagne Ardennes).
Enfin, l'ESTP Paris se distingue par ses liens particulièrement étroits avec les entreprises et sa large ouverture internationale.

Objectifs de l'ESTP Paris :
L'ESTP Paris a entamé une réflexion stratégique de grande ampleur - ESTP 2030 - et cherche aujourd'hui à :
- Accélérer le développement des pédagogies interactives et par projets transversaux
- Accélérer le développement du numérique
- Développer de nouvelles formations, notamment bac +3, et ouvrir des campus en région ou à l'étranger selon le modèle de son campus de Troyes
- Réfléchir sur le recrutement des élèves et se donner les moyens de son développement, notamment sur les filières d'obtention des diplômes en bac+2 et 3
- Développer sa recherche pratique et le nombre d'ingénieurs poursuivant en thèse

Notamment afin de faciliter l'accès à ses formations sur un territoire élargi, et développer ses partenariats entreprises notamment avec les ETI/PME/PMI, l'ESTP développe une politique d'implantation en régions, proche des territoires et des besoins des entreprises locales