Assistant De Gestion H/F

Description de l'offre

Rôle & Mission

En qualité d' Assistant de Gestion H/F vous aurez pour missions principales : 

Ø Création et mise à jour des projets

• Est responsable de la création des projets dans l’outil de gestion :

1. Recueil des éléments nécessaires (informations sur les projets vendus, bons de commandes…) auprès des commerciaux ou d’autres acteurs en BU

2. Création des projets dans l’outil de gestion et saisie des différentes informations notamment collaborateurs affectés au projet, et taux de valorisation.

3. Création / complétude du dossier Projet sur le réseau du service.

• Est responsable de la mise à jour des projets dans l’outil de gestion:

1. Modifications de taux de valorisation

2. Elément de paramétrage à prendre en compte (sous traitants notamment)

Ø Contribution à la gestion financière des projets

• Est responsable du contrôle final des temps et des frais des collaborateurs

1. Contrôle de l’exhaustivité des saisies et contrôle de cohérence

2. Export des données des outils de saisie des temps vers l’outil de gestion

3. Contrôles des demandes de régularisation de l’activité et validation de celles-ci.

• Est en charge de la comptabilisation des coûts sur projet et leur valorisation sous la responsabilité du contrôle de gestion : imputations et frais des collaborateurs et sous traitants, achats sur projet

• Valorisation des revenus selon les termes du contrat :

1. Contribue à la reconnaissance du revenu des projets au forfait en lien avec le contrôle de gestion

• Suivi de la situation bilancielle des projets

1. Est en charge du suivi des encours des projets sous la responsabilité du contrôle de gestion

Ø Facturation, relance des impayés, gestion des avoirs

• Collecte des données de facturation :

1. Relance les chefs de projet et les commerciaux pour l’obtention des informations nécessaires à la création de l’événement de facturation selon les termes du contrat : PV de recette signé, feuille de temps signée,

2. échéancier de facturation validé, …

2.       Effectue / recueille les éléments d’activité pouvant avoir une incidence sur la facturation : variations de volume, pénalités, autres éléments prévus dans le contrat, …

3.       Est en charge de la vérification et la validation des pièces apportées pour la facturation, selon les termes du contrat

•       Génération, validation, envoi et archivage de la facture

1.       Est en charge de l’émission des factures ou des avoirs : toutes les activités transactionnelles de facturation dans l’outil de gestion

2.       Selon les accords avec la BU, fait valider les factures / ou avoirs avant envoi

3.       Est en charge de l’envoi des factures et des annexes au client  

4.       En coordination avec le contrôle de gestion et/ou le chef de projet, est responsable du respect des délais fixés pour l’émission et l’envoi des factures ou avoirs.

5.       Assure la conservation de l’ensemble des éléments concourant à la facturation et à l’établissement des résultats : contrats, bons de commande, PV de recette, consignes de facturation et toute autre pièce utile.

•       Support au recouvrement : fournit au recouvrement tout le support utile à la sécurisation des factures et aux relances impayées.

Ø  Rapprochement de sous-traitance

•      Valide , sous la responsabilité du CDG, les factures des sous traitants dans ITSOFT

·  Peut, selon les périmètres, être en charge de la saisie des activités des sous traiitants.

•      Est en charge du contrôle des temps et des frais des sous traitants et des ajustements après clôture

•      Est en charge du rapprochement de sous-traitance interne et externe  : rapprochement des temps et frais imputés, de ceux validés par le Project Manager, et des factures reçues

•      Contribue à la résolution des litiges Intercos sous la responsabilité du contrôle de gestion

Ø  Autres contributions

•      Suivi des remises : Est responsable du suivi des remises en délégation du contrôle de gestion

•      Netting : a en charge les éventuels transferts de revenu entre les différents codes projets sous la responsabilité du contrôle de gestion.

•      Opérations de clôture

•      Participe aux réunions de clôture

•      Contribue à la production des états mensuels et à leur analyse (suivi des WIP)

•      Communication : communique toutes les informations nécessaires / demandées concernant les projets

Profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure de type BAC+2 gestion ou comptabilité, vous êtes dynamique et volontaire.