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Assistant Administratif organisme de formation- plan de formation - alternance - H/F

  • Alternance
  • Lille (Nord)
  • Administration

Description de l'offre

Description de l'offre

Inauguré en avril 2012 à Lomme, le Campus Dalkia est un lieu de formation dédié aux métiers de
l'environnement inscrit dans le tissu économique et social régional. Conçu comme un support pédagogique
dans des conditions réelles d'exploitation, il abrite notamment des ateliers et halles technologiques (thermique,
hydraulique, traitement d'eau, régulation, climatisation, unité de stérilisation ...).

Dans le cadre de son offre de formation, d'études et de conseils, le Campus propose un panel de formations initiales et continues permettant de développer l'expertise de ses collaborateurs sur des sujets très actuels de performance énergétique.

Le Campus Dalkia de Lomme recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)

Sous la supervision du responsable de service, vous participez à la vie administrative de la Formation Professionnelle Continue ou de l'Alternance. Plus précisément, vous êtes en charge :

Dans le cadre de la Formation Professionnelle Continue:

·  Vous assurez la gestion administrative des dossiers (demandes de devis, conventions de formation, demandes de prise en charge, convocations, feuilles d'émargement, évaluations, factures, avis d'habilitation...)
·  Gérer les annulations, les absences, les repositionnement des salariés absents
·  Saisir et mettre à jour les éléments dans l'outil de gestion du réalisé
·  Faire le suivi financier des dossiers et les répercutions en cas d'annulation/Absences Suivre les indicateurs de son activité (réalisé, planifié,demandes de prise en charges, respect des budgets...)

Dans le cadre de l'alternance

·  Suivi administratif des alternants :
·  Suivi des absences et retards des alternants
·  Inscription des candidats au CFA (dossiers administratifs)
·  Suivi et réalisation des remboursements de frais de transport ainsi que la facturation des coûts pédagogiques et de l'hébergement - restauration des alternants
·  Participation et organisation de projets transverses (ateliers sécurité routière, projets artistiques, concours sécurité...)
·  Suivi et réalisation des bons de commandes du service alternance
·  Réalisation et transmission des enquêtes de la Région pour le CFA
·  Assistance à la coordination pédagogique
·  Saisie des notes pour les relevés de notes, bulletins, examens blancs et leurs éditions
·  Organisation des conseils de classe
·  Communication avec les entreprises (maîtres d'apprentissage, tuteurs et/ou responsables formation)
· 
Suivi des candidatures des alternants : vérification des prérequis, transmissions des CV aux entreprises partenaires, suivi des candidatures sur Parcoursup - Participation à l'organisation des Conseils de perfectionnement du CFA

· 
Aide à l'organisation et participation à des forums, salons et/ou journées portes ouvertes pour promouvoir l'alternance

Profil souhaité

Niveau BAC +2 ou +3 (assistant manager, assistant de gestion PME PMI, assistant de direction ou équivalent) avec une expérience d' 1 an minimum, vous a permis de vous familiariser avec la gestion administrative associée à la notion de service client, interne et externe.

Votre calme, votre patience alliées à votre dynamisme et votre réactivité vous caractérisent comme la rigueur de votre organisation.

Vous maîtrisez les logiciels (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que Gmail.

La maîtrise de la langue française et de son orthographe est indispensable.

Vous montrez une capacité de synthèse face à une masse d'informations à traiter. Vous êtes capable de travailler en mode transverse, partageant les informations tout en tenant compte des contraintes de chacun.

Vous savez vous montrer force de proposition et de conviction, vous faites preuve de flexibilité.

Disponibilité et diplomatie, entraide et solidarité au sein de l'équipe sont des qualités qui vous définissent,

Méthodique et exigeant(e), vous avez le sens de l'organisation, vous savez travailler en autonomie, votre rigueur et votre capacité à évoluer dans un environnement multitâche seront également des atouts clés pour réussir sur ce poste.

Poste à pourvoir immédiatement sur Lomme