Assistant de Gestion H/F

Description de l'offre

Référence:
CTSA769ADG

Expérience

Plus de 2 ans d'expérience

Type de contrat

·  CDI

Emplacement

·  Auvergne-Rhône-Alpes
Villeurbanne

Métier

·  Assistanat

Mission

Dans le cadre du développement de nos activités Services, nous renforçons nos équipes et recherchons actuellement pour notre agence de Villeurbanne un(e) Assistant(e) de Gestion.

Directement intégré(e) aux équipes opérationnelles, vous travaillez en étroite collaboration avec les Managers de l'agence afin de gérer administrativement les affaires et les collaborateurs qui vous seront confiés.

Vos missions :

Commerce :

-S'assurer que toutes les prestations sont couvertes par des commandes

-Elaborer et Suivre les contrats et commandes de nos clients

-Notifier les commandes des commerciaux

-Etre un support ponctuel dans le cadre de certains dossiers

Gestion des collaborateurs :

-Etablir les bordereaux d'affectation pour tous les collaborateurs ne travaillant pas dans les locaux de l'agence

-Gérer les déplacements

-Contrôler les notes de frais, les justificatifs, les rubriques utilisées

-Aider le Manager dans la planification des congés, RTT, entretiens annuels

-Mettre à jour de façon régulière l'annuaire interne

-Gérer les visites médicales

-Créer les accès d'un nouveau collaborateur lors de son embauche

-Etablir la fiche de départ d'un collaborateur lors d'une sortie des effectifs

Gestion de la production et de la facturation :

-Programmer dans notre outil les affectations des collaborateurs

-Vérifier que tous les collaborateurs effectuent dans les temps leur saisie d'activité

-Valider les informations saisies chaque fin de semaine et en fin de mois

-S'assurer que toutes les prestations sont facturées dans les délais demandés par le contrôle de gestion

-Produire les factures et valider le chiffre d'affaires

Gestion administrative de l'agence :

-Gérer l'accueil des visiteurs et organiser l'accueil téléphonique,

-Gérer le stock de fournitures et déclencher les commandes en évitant les ruptures

-Gérer le courrier

Qualité :

-Tenir à jour l'ensemble des dossiers dans les répertoires

-Connaître et appliquer les process internes

-Alerter les Managers concernés en cas d'anomalie détectée (commerce, collaborateurs, facturation)

Profil recherché

Profil

De formation Bac+3 vous justifiez d'une expérience significative en tant qu'assistant(e) de gestion, en société de services idéalement.

Vous savez faire preuve d'une grande rigueur et d'une capacité à vous organiser de manière autonome. Vous bénéficiez d'excellentes qualités de communication et savez utiliser les outils bureautiques.

Lieu de rattachement : Villeurbanne