Assistant de gestion DRH (F/H) (H/F)

Description de l'offre

Direction Générale des Services Direction des ressources humaines Fiche de poste INTITULÉ DU POSTE ASSISTANT – ASSISTANTE DE GESTION DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES RÉFERENCEMENT A REFlEX* (*référentiel des emplois de l’X) Famille professionnelle : Administration générale Emploi : Assistant Catégorie Fonction Publique :B MISSION DU SERVICE ET CONTEXTE Largement internationalisée,l’École polytechniqueassocie recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste. À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, programmes de graduate degrees, programme doctoral, doctorat, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 22 laboratoires,dont 21 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux. Présentation du service : la directiondes ressources humaines accompagne l’École dans ses projets de développement, et a pour mission de mettre en œuvre les politiques RH qui répondent aux enjeux stratégiques de l’École. Forte d’une équipe d’une trentaine d’agents, elle s’organise autour de troisunités de travail :administration et gestion des carrières ; recrutement, mobilité et formation professionnelle ; pôle administratif et budgétaire RH. DESCRIPTION DU POSTE Au sein de la direction des ressources humaines et rattaché au responsable du pôle administratif et budgétaire RH, le titulaire du poste a pour missions principales d’assurer les tâches administratives transversales à l’ensemble de la DRH ainsi que l’assistanat du directeur des ressources humaines. Activitésprincipales : Assistanat auprès du directeur des ressources humaines : Assister le directeur des ressources humaines dans les tâches d’assistanat : agenda, centralisation du courrier entrant et sortant ; planification, organisation et préparation des réunions internes et externes au service ; préparation des comités RH ; coordination des informations, rédaction de courriers, notes…; Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs et toute personne extérieure au service (accueil physique et téléphonique) ; Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers, et assurer le support dans la gestion de dossiers complexes et/ou sensibles. Tâches administratives et financières : Centraliser les conventions de stage de l’ensemble des stagiaires accueillis dans les services de l’Ecole, les valider et veiller à leur enregistrement, conseiller les services sur la procédure d’accueil des stagiaires ; Mettre en œuvre le processus d’attribution des médailles d’honneur du travail (annuel); Gérer l’accueil administratif et en équipement des agents de la DRH à l’occasion de leur arrivée, du renouvellement de leur contrat ou de leur départ : badge, annuaire, téléphone, matériels et profils informatiques, en lien avec la DSI ; Assurer la gestion et la commande des fournitures pour l’ensemble de la direction ; Assurer le suivi des congés via le logiciel CAL’X. Gérer les procédures de la dépense publique(référencement du fournisseur, devis, engagement juridique, certificat de service fait, demande de paiement, titres de recettes) en lien avec les acteurs (fournisseurs, service des achats et financiers, direction comptable) ; Compétences Niveau recherché S Sensibilité A Application M Maîtrise E Expertise Savoirs - Connaissance des différentes fonctions d’un service RH X - Techniques d’assistanat de direction X - Réglementations et procédures financières X - Outils bureautiques X Savoir faire - Savoir traiter et transmettre des informations X - Savoir travailler en collaboration X - Gérer un agenda X - Prioriser et planifier les actions X - Rendre compte X Savoir être 1 2 3 4 - Être rigoureux/organisé X - Avoir le sens du relationnel X - Être réactif X - Respect de la confidentialité X PROFIL Poste à pourvoir en CDD de 36 mois - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.Fonctionnaire de catégorie B (corps des SA) ou agent contractuel ayant une expérience professionnelle réussie dans l’assistanat de direction et la gestion administrative, de préférence dans le secteur public des ressources humaines. Profil doté d’un très bon relationnel jouant un rôle fédérateur au sein de l’équipe. LOCALISATION DU POSTE Palaiseau CONTACTS Envoyez votre candidature à : En indiquant la référence suivante : DRH-RECRUT-FDP 2018/02/03 Direction des Ressources Humaines Christophe Riviere 1/2 direction des ressources humaines ÉCOLE POLYTECHNIQUE - F 91128 PALAISEAU CEDEX