Assistant(e) de gestion de commandes H/F

Description de l'offre

Au sein de la Direction Marketing, vous serez en charge en polyvalence avec l'équipe dédiée de la gestion des commandes et traitement des factures :
- sur 4 départements : Publicité, Média, Relationnel & Usage, Digital,
- Représentant 30 utilisateurs NOA et 1300 fournisseurs
- Volume annuel de 20 646 doc (commandes / factures)
- Scindé par type de « métier » en 2 groupes avec des processus spécifiques liés aux métiers
Vous intégrerez un service composé : d'1 responsable et de 2 assistantes séniors.
Le service «Gestion des Commandes» est rattaché opérationnellement à la Direction Marketing avec des objectifs et des directives Financières.

Profil recherché

Vous serez :
1
- L'Interface entre le demandeur NOA et son fournisseur
- Traitement des demandes de création de fournisseur et d'articles
- Vérification des données saisies dans les paniers par les demandeurs NOA
- Envoi du Bon de commande au fournisseur
- Contrôle des doublons de commandes et annulation dans SAP
- Suivi des commandes non réceptionnées lors des clôtures mensuelles
- Analyse mensuelle des provisions non soldées via la campagne 408
2
- Le garant de la conformité des bons de commandes par rapport aux règles de gouvernance par le demandeur NOA
3
- L'interface entre le fournisseur et la comptabilité Fournisseurs pour traiter la facture
- Analyse des écarts entre facture reçue et bon de commande
- Communication à la comptabilité des instructions pour traiter la facture et la mettre en paiement
- Suivi des règlements fournisseurs en collaboration avec la comptabilité
- Gestion des litiges
4
- Le suivi administratif
- Tableau de bord de suivi de l'activité, gestion administrative (classement des bons de commande, compte rendus, définition de processus avec les fournisseurs, rédaction de mail).