Assistant de gestion admnistrative et technique H/F

Description de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d'énergie et de communication.

Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 52 200 collaborateurs s'engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.   

Référence

ByC_BYES/AXI/ASS BE-7766  

Date de parution

06/12/2017

Description du poste

Filière Métier

SECRETARIAT/ADMINISTRATION

Intitulé du poste

Assistant de gestion admnistrative et technique H/F

Contrat

CDI

Statut

Etam

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

Rattachée au groupe Bouygues Energies & Services, filiale de Bouygues Construction, la Société Axione est un opérateur d'opérateurs spécialisé dans l'aménagement numérique des territoires sur les aspects de conception, financement, construction, maintenance, commercialisation et exploitation de réseaux à haut-débit (DSL, Radio) et très haut-débit (FTTH, FTTB). Nous adressons des marchés de travaux, de services ou de délégations de service public pour le compte de collectivités locales ou d'opérateurs de télécommunication.
Nos clients sont les principaux fournisseurs d'accès Internet du grand public et les opérateurs de services aux entreprises d'envergure nationale et internationale, ainsi que des acteurs TIC locaux.

Au sein de notre Direction Technique, sous la responsabilité du Chef de Service, vous accomplirez les missions d'assistance de gestion administrative et technique du service Bureau Etude Exploitation.

A ce titre, vos missions seront :

1/Gestion des effectifs et des moyens matériels :
o Premier contact avec les entreprises de prestations de service après commande de prestations de services : demande de renseignements complémentaires nécessaires à l'arrivée des nouveaux collaborateurs
o Création des fiches d'imputations d'activité
o Mise à jour des organigrammes et de tous les outils de suivi du Bureau d'Etudes (congés, suivi financier, etc.)
o Gestion des Outils et Informatique :
 Comptes utilisateurs
 Compte messagerie et Windows
o Gestion Logistique :
 Postes téléphoniques : demande et réaffectation
 Badges d'accès
 Courrier du BE
 Appels téléphoniques à destination du personnel du BE

2/ Gestion des commandes :
o Passage de tout type de commandes dans l'outil de passage de commande d'Axione (Pablo/SAP)
o Mise à jour des suivis de commandes
o Réalisation des décomptes de prestation de service et rattachement sous SAP à la commande
o Réalisation des commandes de service (commandes ouvertes) pour les intérims (BIP)
o Rattachement & rapprochement des factures aux commandes dans SAP

3/ Référente des outils collaboratifs :
o Note de frais
o Ticketing Outils et achats informatiques auprès de STRUCTIS (fournisseurs informatique d'Axione)

4/ Communication interne (relance pointage, messages génériques de la DT et du responsable BE, …)

5/ Backup de l'assistante des services de la Direction Technique pendant ses périodes de congés et d'absence sur les missions analogues à celles du bureau d'étude décrites ci-dessus :
o Nouveaux arrivants DT, hors BE
o Commandes DT hors BE
o Rattachement facturation DT hors BE
o Outils collaboratifs

6/ Support aux équipes techniques, sous couvert du Chef de Projet ou du Responsable de Service ;
o Archivage documentaire et informatique
o Attribution des PDC (Salesforce)
o Extraction de données et constitution des Tableaux de Bords

Profil recherché

Profil

Vous avez une expérience de 2 ans minimum dans l'assistanat de gestion administrative ou équivalent, avec une maitrise dans la rédaction de processus technique & industriel.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel et PowerPoint) et vous maitrisez l'environnement Windows et Web.

Autonome, rigoureux (se), méthodique, et organisé(e), votre esprit d'analyse, vos qualités relationnelles et vos capacités rédactionnelles seront des atouts pour réussir vos nouvelles missions.