31 days agoBiep

Assistante administrative et financière et Gestionnaire financière H/F

  • Stage
  • Gif-sur-Yvette (Essonne)
  • Accounting / Management control

Job description



Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale • Agent de gestion administrative (FPH - 45S20)

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Crée le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l'Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l'Ecole supérieure d'électricité (Supélec).
CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à à Gif-sur-Yvette (Essone), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d'un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.
CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l'Ingénieur, en Sciences et Technologies de l'Information et de la Communication et en Sciences de l'Entreprise.
CentraleSupélec rassemble 4780 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d'étudiants étrangers, 500 doctorants, 70 post-doctorants, 67 chercheurs, 300 enseignants chercheurs, 70 enseignants et 482 personnels non enseignants.
Au sein de l'Université Paris-Saclay, CentraleSupélec ambitionne de devenir une institution de référence classée parmi les meilleures institutions mondiales.

Descriptif du poste

Missions principales :

Au sein de la Direction des Etudes – Pôle Administratif et Financier & Pôle scolarité, la mission générale du poste est : l’assistanat administratif et financier ; ainsi que la gestion des examens et des notes d’une année du cursus CentraleSupélec.

Principales activités du pôle administratif :

ü  Gestion Financière :

-       Saisie des commandes de la Direction des Etudes (CROUS, Fourniture UGAP, …)

-       Saisie des commandes et demandes de remboursement Fondation

 

ü  Assistante pôle Administratif et Financier :

- Suivi des demandes de travaux et des projets de manifestation
- Suivi des avenants aux conventions liées à l’enseignement délivrés par des établissements publiques
- Diffusion des notes de service
- Gestion du courrier
- Logistique

Principales activités du pôle scolarité  :

ü  Gestion des examens

- Organisation des examens écrits: répartition des élèves dans les salles, information des élèves sur leurs salles et les consignes d’examens
- Gestion des surveillants : en coordination avec l’équipe assurer l’accueil des surveillants et la transmission des consignes au moment des examens, validation des éléments pour la paye des surveillants
- Participer à la préparation logistique des examens : mise sous plis des sujets, blocs de copies et matériel, tri et pointage post examens en respectant les consignes données par l’enseignant
- Participation à la gestion des copies d’examens : distribution aux enseignants, scan des copies, organisation des permanences

ü  Gestion des notes

Participer à la saisie et à la publication des notes sous GEODE afin d’assurer la mise à jour avant les jurys ou commissions en coordination avec l’équipe

ü  Taches générales du secrétariat

Courrier, mailing, classement, participation aux évènements DE  (aide à la préparation de la rentrée scolaire, cérémonie de remise de diplômes), préparation des jurys…

 

 

 

 

 

 

 

 

Conditions particulières d'exercice

 

 

 

 

Profil recherché

Niveau Bac + 2.

Savoir-faire (compétences techniques opérationnelles, méthodologiques & organisationnelles) :
- Maîtrise des outils informatiques (excel, word, powerpoint) et des logiciels spécifiques (GEODE, SAPAPO, …).

- Gestion administrative

- Qualité rédactionnelle

- Connaissance du cursus CentraleSupelec et de l’école

- Anglais (niveau basique)

 

  Savoir-être:  

 -       Sens de la confidentialité

-       Sens du service public

-       Aisance relationnelle

-       Rigueur/fiabilité

-       Compétences organisationnelles

-       Gestion des priorités

-       Autonomie

-       Capacité à travailler en équipe

-       Capacité d’analyse

 

 

 

 

Niveau d'études minimum requis

Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent