Assistant de direction, gestionnaire administratif et RH F/H (réf.FDL47) - Biep - Paris - Wizbii

Assistant de direction, gestionnaire administratif et RH F/H (réf.FDL47)

  • Par Biep
  • Paris (Paris)
  • Qualité / Sécurité / Hygiène
2018-10-13T00:36:28+0000

Description de l'offre

Description du poste

Catégorie

B

Domaine fonctionnel

Affaires générales

Autres domaines fonctionnels

Enseignement supérieur - Recherche / Ressources humaines

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Intitulé du poste

Assistant de direction, gestionnaire administratif et RH F/H (réf.FDL47)

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Descriptif de l'employeur (suite)

Présentation de la structure : Direction du patrimoine immobilier - Service Administratif et Financier

La Direction du Patrimoine Immobilier prend en charge la stratégie immobilière globale (élaboration du schéma directeur immobilier, préparation avec les facultés de l'arbitrage des plans pluriannuels d'investissement), le pilotage ou la maîtrise d'ouvrage des grands projets (construction, rénovation ou restructuration importante, projet complexe de type concessions de travaux, etc.), le développement et la gestion du SI immobilier. Elle fournit des expertises spécifiques sur des thématiques telles que la sécurité et l'accessibilité, l'écoconstruction et la performance énergétique du bâti ou les courants forts. Elle assure la veille réglementaire et contribue à l'identification de bonnes pratiques, ce qui lui permet à la fois d'accompagner les projets immobiliers et de fournir un appui aux équipes facultaires.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu, 75005 Paris

Description du poste

Fonctions : Assistant de direction, gestionnaire administratif et RH
Catégorie : B
Corps : Technicien (TECH)
BAP : J4C42 – Technicien en Gestion Administrative
Quotité : 100 % (dont 5% Assistant de Prévention)

Missions :
Au sein du Service Administratif et Financier (SAF) de la Direction du Patrimoine Immobilier (DPI), l'assistant(e) de direction, gestionnaire administratif(ve) et RH assure, sous l'autorité du Chef de Service, de manière polyvalente et autonome, des activités d'assistance, de gestion administrative et de ressources humaines.

Spécificités du poste :
Il, elle, aura deux missions principales :

1) Assistance du Directeur du Patrimoine (50%) :
- Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
* Réceptionner, filtrer et orienter les appels, courriers et courriels ;
* Traiter l'information et gérer les réponses de premier niveau ;
* Rédiger des notes et des courriers administratifs ;
* Gérer son agenda, organiser les réunions, contrôler les échéances ;
* Assister le directeur dans l'évaluation des risques professionnels ;
* Réaliser et assurer le suivi du Document Unique d'Evaluation des Risques.

2) Gestion Administrative et de Ressources Humaines du SAF (50%) :
- Gérer les dossiers administratifs de la DPI :
* Saisir et mettre en forme des documents administratifs (convocations, compte-rendu, rapports, notes) ;
* Instruire les dossiers dans le respect de la réglementation juridique, administrative et financière ;
* Participer au suivi des actions et à la réalisation de bilans d'activité ;
* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction ;
* Assurer le lien fonctionnel avec les différentes directions, services et composantes de l'université ;
* Gérer les pages ENT et du site officiel de la Direction ;
* Collecter, contrôler, archiver les pièces administratives ;

- Gérer les dossiers RH des personnels de la DPI :
* Gérer les dossiers des agents (congés, formations, carrières...) ;
* Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines ;
* Saisir et mettre à jour les bases de données, les tableaux de bord concernant la gestion RH ;
* Diffuser l'information relative aux procédures RH (recrutement, concours, mobilité, formation...).

Encadrement : Non

Descriptif du profil recherché

Connaissances requises :
• Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche publique,
• Organisation et fonctionnement de l'université, des partenaires institutionnels ou contractuels,
• Techniques de gestion des ressources humaines,
• Techniques de gestion administrative, d'élaboration de documents,
• Techniques de communication,
• Culture internet,

Savoir-faire :
• Appliquer les dispositions réglementaires,
• Utiliser les outils de bureautique et les logiciels spécifiques à l'activité,
• Partager l'information et transmettre les connaissances de son domaine d'activité,
• Travailler en concertation et en parfaite collaboration avec les chefs de service et les collègues,
• Avoir une bonne expression orale et écrite,
• Rendre compte de son activité et suivre les instructions données,

Savoir-être :
• Autonomie et sens des responsabilités,
• Maîtrise de soi, sens du contact, application,
• Respect des obligations du fonctionnaire : discrétion, devoir de réserve,
• Rigueur et organisation,
• Maîtrise de la gestion du temps et des priorités.

Ouverts aux contractuels

Oui

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

75005 Paris, France

Profil recherché

Niveau d'études min. requis

Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel

Demandeur

Personne à contacter (mail)



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