Assistante de Direction CDI TC

Description de l'offre

Type de contrat :
Regular

Babilou recrute un(e) Assistant(e) de Direction Générale Groupe, bilingue anglais, pour accompagner et optimiser le temps et le quotidien des 4 Directeurs du Comité Exécutif Groupe (Directeur Général, Directeur des Hommes et des Organisations, Directeur Administratif et Financier, Directeur de la Transformation Digitale).

Vos principales missions :

·  Secrétariat des organes de Gouvernance & autres instances :

- Planification, organisation, préparation des ordres du jour et des dossiers afférents de toutes les instances à l’échelle internationale

- Interface auprès des membres des différents Board

- Rédaction et diffusion en autonomie des courriers, e-mails, invitations

- Rédaction et diffusion des procès-verbaux

- Suivi et mise à jour des documents statutaires et juridiques en lien avec l’équipe juridique

- Préparation des dossiers et réalisations de présentations ou supports pour les directions Groupe

- Elaboration de tableaux de bord de suivi

·  Gestion /Assistanat / Logistique

-Gestion des agendas, organisation et coordination des réunions et rendez-vous internes, externes, ou à distance, et réservation des salles ou espaces de travail externes.

-Gestion des déplacements et voyages, avec les modalités administratives et logistiques afférentes,

-Gestion des appels téléphoniques et prises de ligne, accueil des visiteurs, gestion administrative et logistique (fournitures, commande, note de frais, gestion des courriers et coursiers…)

-Organisation et soutien logistique lors d’évènements (séminaires...etc)

-Veiller aux urgences, filtrer les priorités

Profil

Vous bénéficiez de 10 ans d’expérience d’assistanat auprès d’une direction générale acquise au sein d’une PME en contexte de croissance à l’international, où souplesse, initiative et agilité vont de pair.

De nature très organisée, rigoureuse, adaptable, réactive et proactive, vous avez un excellent sens relationnel ainsi qu’une orthographe irréprochable. Empathique, investi, impliqué, doté d’un sens du service développé, vous faites preuve d’une grande discrétion, d’une qualité d’écoute qui ne nuit pas à votre efficacité et vous permet de mieux appréhender les enjeux de votre poste et de son environnement. Vous êtes structuré et savez gérer les priorités dans l'urgence.

 Il est indispensable pour ce poste que vous parliez couramment l’anglais, l’espagnol serait un plus et que vous maitrisiez parfaitement le pack office.

date d’embauche souhaitée : 31 octobre 2019