Assistante de Direction Bilingue AXA Research Fund / Foresight Teams - (F/H) - CDD

Description de l'offre

Description du poste :

Secrétariat
· Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externes
· Accueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locaux
· Apporter toute forme d'aide et de support logistique aux visiteurs de passage à Paris
· Assurer l'interface avec les partenaires externes (académiques, partenaires, prestataires…)
Planning
· Gestion de l'agenda du Manager
· Planification et organisation des réunion, visio-conférences et conférences téléphoniques internes et externes en coordination avec les autres assistantes
· Confirmer les rendez vous et assurer la réservation de salle(s)
· Assurer l'impression ou la mise à disposition du matériel nécessaires pour chaque rendez vous individuel ou réunion
Organisation événementielle
· Organisation des voyages : réservation des vols, hôtels, transferts et préparation des documents de voyage (feuille de route, liste de contrôle, visa…)
· Participer à l'organisation des évènements internes (Pop Days, Conseil Scientifique, Advisory Board, Annual Event)
· Gérer l'organisation des séminaires d'équipe et des pots de départ
Suivi administratif
· Mise à jour des bases de données
· Classement et archivage des documents
· Gestion des notes de frais, remboursements, factures, devises, contrats
· Suivi du budget
· Gestion des mouvements du personnel
· Gestion des besoins IT de l'équipe
· Envoi de DHL
Contribution à la vie de l'équipe
· Préparation de l'agenda des réunions hebdomadaires de l'équipe
· Rédaction des comptes-rendus des réunions d'équipe
· Commande de fournitures, plateaux-repas
· Renouvellement des cartes de visite
· Gestion du courrier interne, arrivée/départ
· Logistique vie de l'équipe (déménagement, matériel…)

Profil recherché

Qualifications :

Compétences requises :
·  Compétences techniques
·  Formation en secrétariat de direction ou d'équipe
·  Maîtrise professionnelle des outils bureautiques (Outlook, Powerpoint, Excel, Word)
·  Qualité de la communication écrite (orthographe, syntaxe)
·  Qualité de la communication orale (convivialité sans familiarité, discrétion)
·  Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) indispensable pour ce poste à forte dimension internationale

·  Qualités personnelles
·  Bonne présentation , dynamique
·  Capable de gérer deux équipes en parallèle et à prioriser
·  Organisation personnelle
·  Sens de l'accueil et du service Client
·  Capacité à interagir et à s'adapter à des interlocuteurs de haut niveau de responsabilité et nationalités différents
·  Bonne aisance relationnelle et goût du travail en équipe
·  Discrétion : assurer la confidentialité des informations portées à sa connaissance
·  Rigueur et respect des procédures mises en place
·  Motivée par l'acquisition de nouveaux savoirs dans le mécénat d'entreprise