Assistant / Assistante de gestion locative en immobilier (H/F)

Description de l'offre

SAVOIR-FAIREGestion de l’offre commerciale
- Mise à jour mensuelle des annonces commerciales
- Entretien du site internet
- Gestion du projet de référencement du site internet
- De façon générale présenter l'offre de bureaux, les disponibilités et les fonctionnalités des Centres, l'environnement des Centres (standing, transport) au près des locataires potentiels
- Promouvoir l'offre locative
- Optimiser le taux d’occupation, le partage des bureaux, proposer des promotions si besoin
- Suivi du tableau d’occupation, indicateurs de rentabilité 
Réponse aux demandes de renseignements et vente commerciale
- Réponse aux appels et mails (permanence téléphonique, disponibilité requise ; réponse dans l’heure au max)
- Instruire la demande d’occupation au vu des critères définis (disponibilités, optimisation du taux de remplissage, harmonisation de la colocation, aspects règlementaire des colocations, minimiser les nuisances, besoins d’équipement et harmonisation du mobilier…)
- Constituer le dossier de demande de bureau et réunir les pièces constitutives (diplôme, assurance, dépôt de garantie, règlement inétrieur)
- Lors des visites présenter l'offre locative, les disponibilités et les fonctionnalités des bureaux, l'environnement des bureaux (parties communes, accès, services, transport)

- Adapter l'entretien commercial au contexte de l’occupation, aux spécificités des professions exercées, aux nécessités de rentabilité

- Préparer et transmettre le projet de bail au candidat et au bailleur
- Proposer aux bailleurs une politique tarifaire et promotionnelle
Rédaction des baux
- Adapter le bail proposé au contexte de l’occupation, aux spécificités des professions exercées
- Préparer le bail et les documents annexes (règlement intérieur, dépôt de garantie…)
- Vérification des clauses avant signature (dates d’entrée, sortie, loyer, dépôt de garantie, durée d’occupation, durée préavis, indice de référence…)
- Correspondance avec le candidat et le bailleur, gestion de la signature avec le bailleur
Suivi des locataires entrants et sortants
- Gérer les actes courant de la gestion locative de l'entrée à la sortie du locataire, s’assurer du bon état des lieux, du règlement des derniers loyers
- Numériser, archiver des baux conclus, des avenants, des résiliations
- Gérer les quittancements, préparer les reçus de remboursements de dépôt de garantie
- Mettre à jour les bases de données locataires
- Informer les locataires en place de l’arrivée d’un nouveau co locataire
- Faciliter la co location des bureaux
Gestion des demandes et des réclamations locatives, gestion de la satisfaction client
- Réceptionner et consigner des réclamations
- Orienter le locataire vers les services et interlocuteurs appropriés
- Appliquer les procédures de traitement et de suivi des réclamations
- Signaler et traiter les troubles de voisinage/colocation
- Optimiser la satisfaction client
- Contact régulier avec les locataires, suivi du climat de l’occupation et colocation
- Organisation de réunions et événement avec les locataires (réunion de concertation en cas de problèmes, événement festif annuel à la demande du bailleur…)
Suivi des règlements, suivi, analyse et gestion des situations d'impayés
- Suivi mensuel des règlements (tableau de bord)
- Remise en banque des chèques, bordereaux de remise à numériser et transmettre au Gérant
- Informer et alerter les bailleurs des retards de payement
- Informer et alerter les locataires de leurs droits et devoirs, des procédures liées aux impayés de loyer
- Négocier avec les locataires pour permettre le recouvrement des loyers
- Gérer l'interface avec l’avocat en cas de contentieux, le locataire et les autres services
Gestion des fournisseurs, management des locaux
- Mise à jour de la liste des intervenants, professionnels
- Veiller au bon fonctionnement des équipements (chauffage, système d’accès interphone, sanitaires, isolation, mobilier parties communes)

- Informer et alerter les bailleurs des dégradations, pannes
- Informer et alerter les locataires de leurs droits et devoirs relatifs à l’entretien et bon fonctionnement des parties communes, équipements, consommables
- Inciter les locataires de gérer efficacement les parties communes, la propreté des locaux

- Optimiser les dépenses incombant aux bailleurs (énergie, internet, travaux et entretien, équipement, mobilier, banque, assurance, taxes, charges et travaux immeuble…), proposer des changements de fournisseur si besoin
- Tableau de bord des dépenses
- Coordonner les interventions des fournisseurs, accueil des professionnels lors des interventions

 Gestion des urgences et pannes
- Réponse aux appels et mails d’alerte des locataires selon le degré d’urgence
- Alerter les services compétents si besoin (feu, gaz, eau, infraction…)
- Alerter les bailleurs, gardien de l’immeuble
- Gérer en lien avec les bailleurs les pannes et urgences
- Coordonner l’Assistance aux locaux prévue par les assureurs
- Informer les locataires, copropriété
- Gérer le dossier de déclaration de sinistre, dépôt de plainte, demande d’intervention, demande d’indemnisation
- Coordonner la gestion des sinistres des locataires avec leurs propres assureurs
- Coordonner les travaux de remise en état, gestion des devis

 Gestion, coordination des travaux d’entretien
- Evaluation des besoins
- Proposer au bailleur des travaux ponctuels, de réparations et d’entretien annuel
- Mise en concurrence des prestataires, optimisation des dépenses
- Gestion des devis
- Accueil des prestataires, suivi des travaux du devis jusqu’à la réception des travaux
- Gérer les dysfonctionnements, réclamations, retards
- Transmettre les factures au gérant
Suivi des factures fournisseurs et appels de fonds
- Transmettre les factures courantes et appels de fonds au gérant
- Archiver les factures courantes et appels de fonds au gérant
- Suivre le règlement et des impayés des factures entrantes fournisseurs
Représenter les bailleurs au près des Copropriétaires
- Veiller au respect du règlement de copropriété, minimiser les nuisances et dérangement des copropriétaires
- Gérer la collaboration avec les Syndics des Copropriétaires
- Concertation avec les autres instances de copropriété en lien avec le Directeur du Centre
- Traitement et suivi des réclamations de la copropriété
- Signaler et traiter les troubles de voisinage avec le Centre
- Représenter les bailleurs lors de l’Assemblée Générale et Extraordinaire des copropriétaires
Quittancement et décompte des charges
- Renseigner et collecter les informations nécessaires aux quittances et au calcul des charges
- Gérer les quittancements (mensuellement) des loyers et charges
- Tableau de bord des charges à provisionner
- Calcul de décompte de charges annuelles à repartir à chaque locataire selon son occupation
- Information annuelle des locataires et en cas de demande de l’évolution des charges par locataires
- Ajustement annuel des charges en fonction du calcul annuel des charges provisionnées
- Gestion du recouvrement ou remboursement des charges après ajustement
Gestion des baux, revalorisations, dépôts de garantie
- Suivi et mise à jour régulière du tableau de bord des baux, loyers et charges, dépôt de garantie, revalorisations (date début, date de fin, période de préavis, dépôt de garantie versé…)
- Alerter les bailleurs des fins des baux plusieurs semaines avant la date d’échéance
- Alerter les locataires des fins des baux plusieurs semaines avant la date d’échéance
- Informer les bailleurs des demandes de modification des occupations en cours de bail
- Négocier avec les locataires les nouveaux baux et avenants en fonction de leurs besoins d’occupation, et des impératifs du Centre (taux d’occupation, rentabilité, disponibilités)
- Gérer les résiliations et non renouvellements à l’initiative du bailleur
- Suivre les revalorisations annuelles des loyers
- Calculer les revalorisations annuelles selon les indices réglementaires
- Informer les locataires des revalorisations et suivre la modification des montants de loyer versé
- Rédaction des avenants en cas de modification de l’occupation en lien avec le Directeur du Centre
- Mise à jour des dépôts de garantie en cas d’avenant de modification de l’occupation, information du locataire, quittancement du nouveau dépôt de garantie
- Gérer le recouvrement ou remboursement du dépôt de garantie
Préparation de la comptabilité
- Organiser les documents concernant les entrées (loyers charges dépôt de garantie entrants) et sorties (factures payés dépenses, charges, taxes sortants)
- Annoter les relevés bancaires pour renseigner de la nature des entrées et sorties
- Collaborer avec le cabinet d’expert comptable
- Transmettre 2 fois /an les pièces comptables demandées
Gestion et archivage des documents
- Récupérer les courriers recommandés
- Gérer et archiver le courrier entrant
- Numériser les documents et les transmettre au gérant et/ou cabinet d’expert comptable
- Renseigner et collecter les informations nécessaires au calcul des charges
- Archiver les quittancements loyers charges dépôt de garantie, baux signés, avenants, factures fournisseurs, appels de fonds, taxes, bordereaux de remise de chèques, relevés bancaires,
- Mettre à jour les bases de données locataires
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs, accès aux espaces clients de leur site, numéros d’urgence
Secrétariat au près du Dirigeant du Centre
- Réceptionner son courrier
- Déchargez le Dirigeant de toutes les préoccupations administratives, comptables, commerciales et organisationnelles, et de manière générale, l’assister dans tous les aspects de son travail
- Gérer sa correspondance avec les instances professionnelles, tutelles, Caisses etc
- Gérer les réclamations concernant son exercice
- Archiver ses documents professionnels
SAVOIRSSavoirs socioprofessionnels
- Cadre juridique de la location dans le secteur de bureaux, cabinets médical et para médical (droits et obligations des parties)
- Règles et procédures de la gestion locative professionnelle
- Mode de calcul et d'évolution des loyers et la gestion des charges récupérables
- Techniques et outils de l'entretien commercial
- Procédures de l'état des lieux d'entrée et de sortie
- Concertation locative
- Analyse des situations d'impayés
- Procédures de pré-contentieux, de contentieux et d'expulsion
Savoirs généraux
- Techniques de médiation et négociation
SAVOIR-ETRE
- Discrétion vis à vis des locataires et leurs patientèle (secret professionnelle, confidentialité de l’activité)
- Ponctualité et disponibilité
- Rigueur
- Bienveillance au près des occupants
- Facilitateur des relations de collaboration et colocation harmonieuse des occupants, d’un climat positif collaboratif
- Attitude commerçante
- Autonomie

Non cadre

Profil recherché

employé(e) qualifié(e), expérience 1 an

À propos de Association Efficience Gestion Turin

Association Groupement Employeur recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) qui travaillera en support de ses
adhérents (Centres Médicaux et Paramédicaux Pluridisciplinaires) à la fois sur le développement commercial de leur
activité, sur la gestion administrative des cabinets et sur la réalisation de leurs missions.\n