Assistante de Direction Bilingue CDD 5 mois H/F

Description de l'offre

Fondé en 1850, American Express Company est un acteur majeur du voyage d'affaires et premier émetteur de cartes non bancaires. American Express est un groupe international présent dans le voyage et les services financiers au travers de 5 grandes activités : Cartes pour particuliers et petites entreprises, Cartes et solutions pour grandes entreprises, Réseau de commerçants, Change et Voyages d'Affaires (sous forme de JV). Classée 23ème marque internationale (et 1ère marque financière) reconnue pour sa valeur et sa notoriété au classement Interbrand, American Express compte 53 500 collaborateurs à travers le monde dont 700 à la carte en France.

Avec plus de 20 langues parlées et une dizaine de nationalités différentes dans ses effectifs, la marque est dotée d'une véritable culture de la Diversité avec une direction dédiée. La mission Diversité d'American Express a entre autres pour vocation de faciliter l'intégration professionnelle de personnes en situation de handicap et se tient à la disposition des candidats pour évoquer avec eux leurs éventuels besoins d'accompagnement.

· Assistanat du VP nécessitant rigueur et pro activité :
· Gestion de l'agenda (complexe)
· Organisation des voyages et préparation de l'agenda du séjour (Londres, US, etc.)
· Organisation de réunions locales, internationales et de conférences téléphoniques : Sur le plan logistique : prise de rendez-vous, rédaction de l'agenda, organisation des déplacements, réservation des salles, catering… Exemple de réunions : Comités de direction, Conférences téléphoniques ou vidéo avec la direction Europe, Réunions des équipes européennes, Séminaires, Meetings Clients…
· Rendez-vous physique régulier avec le VP afin de lui présenter une synthèse des priorités et des actions à mener : suivi et identification de ses e-mails importants, rappel des deadlines etc.
· Gestion des notes de frais
· Préparation et rédaction de réponses aux réclamations clients en coordination avec l'équipe
· Coordination des visites de marchés avec la présence d'intervenants européens / internationaux : Organiser toute la logistique liée au transport des intervenants, à leur hébergement, à la préparation des réunions et des outils techniques nécessaires au bon déroulement de la présentation
· Préparation de lettres Word sur papier en-tête, présentations Powerpoint et tableaux de bord Excel
· Communication interne aux reports du VP et à tout le département en France, centralisation de l'information, veille des procédures internes Ex : suivi des formations obligatoires, meetings, évènements internes…
· Coordination des divers événements, voyages et visites avec les homologues assistantes internationales et la hiérarchie du VP
· Maintenance de l'équipement du VP : voiture, blackberry, ordinateur…
· Assistance sur les augmentations des employés
· Suivi des congés du comité

2. Assistanat du département :

· Gestion des mouvements du personnel : Mise à jour de l'annuaire et des listes de distribution, gestion des formulaires RH, suivi des départs et assistance sur la procédure des arrivées
· Gestion du parc informatique (suivi et maintenance, achats et demandes d'installation de pcs, décommissions, mise à jour sur le système)
· Organisation de séminaires annuels ou biannuels de toute l'équipe (environ 120 personnes)
· Suivi de projets transverses Exemples : Récompenses des employés, procédures RH, bureaux (déménagements internes), suivi des courriers adressés au président, organisation d'événements, suivi des contrats…
· Coordination et logistique des sessions de formations de l'équipe (visites de marché incluses)
· Commandes Ex : Fournitures, DHL, cartes de visite, Blackberry, abonnements…
· Travail en coordination avec les assistantes des équipes commerciales (remplacement en cas d'absence / congés)
· Envoi et suivi du paiement des factures à l'Inde
· Organisation et logistique des réunions marketing (ARB2B)
· Gestion des chèques cadeaux en relation avec le partenariat (commande de chèques et suivi des dépenses)
· Rôle de référent RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) pour les AD (fourniture des documents nécessaires aux appels d'offre, coordination avec le comité RSE, mise à jour des documents sur les plateformes de téléchargement).

Offer of employment with American Express is conditioned upon the successful completion of a background verification check, subject to applicable laws and regulations.

Profil recherché

·  Diplômé de l'enseignement supérieur
·  3 ans d'expérience professionnelle sur une fonction similaire
·  Dynamique, très organisé et rigoureux
·  Sens des responsabilités et grande autonomie
·  Excellentes capacités de communication, d'analyse et de synthèse
·  Excellente gestion du temps et des priorités
·  Excellente résistance au stress
·  Bon relationnel / esprit d'équipe
·  Respect de la confidentialité
·  Excellente présentation, très bon niveau d'expression orale et écrite
·  Très bon niveau d'orthographe
·  Anglais bilingue
·  Excellente maîtrise du Pack Office