Office Manager H/F

Description de l'offre

Vous êtes garante d'un périmètre qui repose essentiellement sur 3 axes principaux : l'accueil, l'office management et l'évènementiel.

ACCUEIL

Vous contribuez à l'image de marque de l'écosystème, en interne comme à l'externe.

Vous réalisez l'activité d'accueil téléphonique et physique.

Vous assurez le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier.

OFFICE - Services généraux / Administratif

Vous êtes en charge du bon fonctionnement, de l'aménagement, de la coordination et de la supervision des bureaux.

• Services généraux

Vous êtes en charge du suivi des sujets liés à l'infrastructure notamment avec le syndic de copropriété (règles de sécurité, badges…).

Vous êtes en contact direct avec les fournisseurs et est en charge du process achats de la demande de devis, en passant par la commande jusqu'à la livraison.

• Administratif

Vous effectuez des travaux de secrétariat (rédaction courriers, reprographie, archivage, traitement des mails…)

Vous êtes en charge du suivi administratif et de la gestion du parc automobile (assurances…).

• Vous êtes en charge de l'intégration des nouveaux salariés d'un point de vue logistique : vous devez vous assurer que les matériels sont bien mis à disposition et fonctionnent lors de chaque arrivée. Vous êtes garante de la restitution du matériel en cas de départ d'un salarié.
• Vous vous assurerez du bien-être des salariés et prendrez en compte les problématiques qui pourraient perturber leur quotidien.
• Vous serez également amené(e) à intervenir sur des sujets ponctuels liés à l'infrastructure des locaux de l'Ecosystème (réaménagement, déménagement, devis fournisseurs…)

EVENEMENTIEL

Vous répondez aux besoins des directions et êtes force de propositions pour apporter votre connaissance dans ce domaine.

Vous êtes en charge de l'organisation des évènements des cabinets (team-building, réunions mensuelles, soirées annuelles…).

VOS INTERLOCUTEURS

Vous reportez au général office manager d'Alan Allman Associates.

Vos interlocuteurs sont les directeurs de cabinets et les collaborateurs de l'écosystème.

QUALITES REQUISES

Respect de la confidentialité.

Autonomie, qualité d'écoute, rigueur, organisation.

Être soucieux de la vie de l'entreprise.

Vous êtes garant(e) d'un périmètre qui repose essentiellement sur 3 axes principaux : l'accueil, l'office management et l'événementiel.

ACCUEIL

Vous contribuez à l'image de marque de l'écosystème, en interne comme en l'externe.

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique.

Vous traitez les appels téléphoniques, et vous gérez la réception et l'expédition du courrier.

OFFICE - Services généraux / Administratif

Vous êtes en charge du bon fonctionnement, de l'aménagement, de la coordination et de la supervision des bureaux.

• Services généraux

Vous êtes en charge du suivi des sujets liés à l'infrastructure notamment avec le syndic de copropriété (règles de sécurité, badges…).

Vous êtes en contact direct avec les fournisseurs et est en charge du process achats de la demande de devis, en passant par la commande jusqu'à la livraison.

• Administratif

Vous effectuez des travaux de secrétariat (rédaction courriers, reprographie, archivage, traitement des mails…)

Vous êtes en charge du suivi administratif et de la gestion du parc automobile (assurances…).

• Vous êtes en charge de l'intégration des nouveaux salariés d'un point de vue logistique : vous devez vous assurer que les matériels sont bien mis à disposition et fonctionnent lors de chaque arrivée. Vous êtes garante de la restitution du matériel en cas de départ d'un salarié.
• Vous vous assurerez du bien-être des salariés et prendrez en compte les problématiques qui pourraient perturber leur quotidien.
• Vous serez également amené(e) à intervenir sur des sujets ponctuels liés à l'infrastructure des locaux de l'Ecosystème (réaménagement, déménagement, devis fournisseurs…)

EVENEMENTIEL

Vous répondez aux besoins des directions et êtes force de propositions pour apporter votre connaissance dans ce domaine.

Vous êtes en charge de l'organisation des évènements des cabinets (team-building, réunions mensuelles, soirées annuelles…).

VOS INTERLOCUTEURS

Vous reportez au Général Office Manager d'Alan Allman Associates basée en région parisienne.

Vos interlocuteurs sont les directeurs de cabinets et les collaborateurs de l'écosystème.

Profil recherché

VOTRE PROFIL

Vous avez une expérience réussie sur un poste d'assistanat de département.

QUALITES REQUISES

Respect de la confidentialité.

Autonomie, qualité d'écoute, rigueur, organisation.

Être soucieux de la vie de l'entreprise.

Il est nécessaire respecter un code vestimentaire, compte-tenu de l'image à véhiculer.

À propos de Alan Allman associates

Fondé en 2009 et en forte croissance, l'écosystème Alan Allman Associates gère un portefeuille de 22 cabinets de conseils indépendants représentant aujourd'hui plus de 900 experts. Implantées en France, au Benelux, en Suisse, et à Singapour, ces sociétés spécialistes d'un secteur et/ou d'un métier favorisent des synergies clés sur des sujets majeurs tels que : la gestion du risque, la Business Intelligence, la Finance, le management de projets R&D, la Conduite du changement et la transformation des organisations…