SECRETAIRE BILINGUE H/F

Par Akzo Nobel
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Description

SECRETAIRE BILINGUE H/F

Pour son site de production de produits chimiques pour l'industrie papetière, la Société Akzo Nobel Pulp and Performance Chemicals S.A.S. recherche


Un/Une secrétaire /Réceptionniste bilingue anglais

POSTE EN CONTRAT A DUREE INDETERMINEE

à pourvoir au plus tôt avec période de formation avant prise de fonctions

Missions :
Sous la responsabilité de la Responsable Ressources Humaines, assure les différentes tâches administratives des différents services du site, la réception des visiteurs et interlocuteurs en respect des règles QHSE et du groupe.
Il/Elle doit notamment en français comme en anglais :

· Traiter les courriers, les présentations Power Point, les suivis d'indicateurs sous Excel
· Créer, si besoin, et mettre à disposition des services tout document « maître », plan, instructions, organigrammes, tableaux de bord …
· S'assurer de la bonne traduction en directe ou sous-traitée de différents documents (administratifs, QHSE, techniques, …)
· Recevoir, identifier les interlocuteurs/visiteurs, les renseigner et/ou transmettre les communications téléphoniques - Filtrer les appels sur demande pour certains collaborateurs. S'assurer de la bonne transmission des premières consignes de sécurité du site aux visiteurs et intervenants
· Effectuer les réservations de voyages sur le logiciel AMEX ou auprès de l'agence de voyages en cas de difficultés, en recherchant le meilleur rapport prestation/prix. Fait le lien entre le voyageur et l'agence de voyage. Réceptionne les factures de voyages, les contrôle et gère les litiges
· Prendre en charge la gestion des fournitures de bureaux dans le respect qualité/prix (commandes – réception – contrôle – suivi su stock)
· Etre responsable de la logistique pour les réunions (affichage du planning – réservations des salles et du matériel –réservation et confirmation (hôtels, avions, taxi, repas, … pour les participants)
· Etre amener à remplacer ponctuellement (période d'absence) le personnel en charge de la cantine et la laverie dans ses missions quotidiennes (réception des repas et mise dans les frigos – lancement des machines lavage et séchage)

Formation :
·  Diplôme ou Expérience en secrétariat/bureautique bilingue anglais
·  Maîtrise de la bureautique (EXCEL-WORD-POWER POINT)

Qualités requises :
·  Discrétion et traitement en toute confidentialité des informations
·  Très bonne présentation
·  Faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi
·  Très bonne organisation
·  Bonne capacité d'écoute
·  Bonnes capacités rédactionnelles
·  Anglais courant
·  Notions espagnol sera un plus
·  Rigueur et Autonomie

Horaires de travail :
Horaires de travail à la journée

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