Meeting Concierge H/F

Job description

Key tasks

Le Sofitel Brussels Europe, établissement d’exigence 5 étoiles, au cœur du quartier européen, recherche son/sa prochain(e) Meeting Concierge H/F pour le département Séminaires et Banquets.

En tant que Meeting Concierge, vous serez au cœur du département Groupes & Conférence et en contact avec les différents départements interférant dans l’organisation d’évènement (Cuisine, Banquet…). Vous vous occuperez de la coordination des événements, en réceptionnant les informations auprès des Planners avant l’événement, coordonner en amont de l’événement mais aussi pendant et après.

L’équipe ISM se compose d’un Manager, 2 Planners, 2 Stagiaires et peut-être vous.

L’objectif principal sera d’assurer la qualité de la prestation et de satisfaire pleinement les attentes des clients.

L’hôtel se compose de onze salles de conférences, réunions et séminaires ainsi que d’une salle de diner privative.
Doté(e) d’une excellente présentation et d’un très bon sens relationnel, vous possédez une grande adaptabilité et avez à cœur la satisfaction d’une clientèle variée et internationale.

Responsabilités :

Coordination des Evénements :

Gestion des séminaires : préparation, suivi et accueil.
• Prise de contact avec les clients une fois le dossier confirmé et sécurisé (acompte perçu, devis signé, D&B renseigné). Cette prise de contact se fait en appuie et en amont avec le Planner en charge du dossier.
• Envoi de la fiche de synthèse au client visant à rassembler l’ensemble des éléments nécessaires à la bonne réalisation d’un dossier
• Création de la fiche de fonction basée sur les retours des clients
• Upselling (Salles, Restauration, activité extérieure, transfert…) sur tous les dossiers
• Organisation et animation de la réunion de fonctions hebdomadaire avec l’ensemble des Chefs de service
 
Pendant l’événement :
• Le Concierge est le point de contact exclusif pendant toute la durée de l’opération et se doit d’être sur place
• Contrôle des espaces
• Accueil des clients et vérification déroulé
• Suivi des demandes additionnelles ou changement durant l’événement

Après l’Evénement :
• Est en charge de l’Exit Interview post événement, si pas sur place.
• A la charge de vérifier avec les services compétents les factures finales

Marketing et veille stratégique :
• Réflexion autour de nouveautés (principe d’amélioration continue)
• Développement des outils stratégiques
• Communiquer les besoins récurrents des clients sur place pour s’améliorer.
• Prendre connaissance de que fait la concurrence.